Cómo generar y autorizar una orden de compra

Antes de empezar

Necesitas rol JEFE_COMPRAS en el Portal Gobierno
El proceso de adquisición debe estar ADJUDICADO
Debes tener datos completos del proveedor (RFC, datos bancarios, contacto)
La partida presupuestal debe tener saldo disponible

Paso 1: Accede a Órdenes de Compra

Navega a Compras > Órdenes de Compra. Verás un listado de todas las OC (generadas, autorizadas, entregadas, etc.).

Haz clic en “Generar nueva OC” (o será generada automáticamente desde el proceso adjudicado).

Paso 2: Completa datos de la OC

El formulario mostará pre-llenado desde el proceso de adquisición:

Número de OC: Secuencial automático (ej: OC-2026-00145)
Proveedor: Pre-llenado del proceso adjudicado
Requisición vinculada: Pre-llenada
Proceso de adquisición: Pre-llena

Verifica y completa:

Fecha de OC: Por defecto hoy
Plazo de entrega: Días desde emisión (ej: 10 días)
Lugar de entrega: Dónde debe enviar el proveedor (ej: “Almacén municipal, Av. Principal 123”)
Contacto para recepción: Nombre del ALMACENISTA o encargado

Paso 3: Revisa líneas de compra

En la sección “Líneas de OC”, verifica que sean exactamente las de la requisición:

Línea	Descripción	Cantidad	Unidad	Precio unitario	Total
1	Papel bond blanco 80gr	50	Resma	$150.00	$7,500.00
2	Cartuchos tinta negra HP 410	10	Caja	$2,500.00	$25,000.00
TOTAL					$32,500.00

Si falta línea o precio es diferente, edita haciendo clic en la línea.

Paso 4: Configura términos de pago

En la sección “Términos comerciales”:

Método de pago: SPEI (transfer), Cheque, Efectivo
Términos de pago:
- Contra entrega (0 días)
- A 15 días
- A 30 días
- Otro
Incluye IVA: ¿El precio es con o sin IVA? (pre-llenado según cotización)

Esto aparecerá en la OC impresa para el proveedor.

Paso 5: Añade condiciones especiales (si aplica)

En el campo “Observaciones”:

“Inspección de calidad previo pago”
“Entrega parcial no permitida”
“Descuento por pronto pago: 2% si paga antes de 10 días”
“Contacto para cambios: Ing. López, ext. 2345”

Paso 6: Valida vinculación presupuestal

En la sección “Presupuesto”, ConGob muestra:

Partida vinculada
Monto disponible
Monto de esta OC
Saldo después de esta OC

Si saldo es negativo, regresa a Presupuesto para solicitar ampliación.

Paso 7: Genera documento imprimible

Haz clic en “Vista previa” para ver cómo se vería impresa:

Encabezado con datos del municipio
Número y fecha de OC
Datos del proveedor (nombre, RFC, domicilio)
Tabla de líneas
Términos comerciales
Espacio para firma

Es lo que enviará al proveedor.

Paso 8: Guarda la OC

Haz clic en “Guardar OC”. Se creará con estado BORRADOR.

Desde aquí, puedes:

Editar datos si necesitas cambios
Eliminar si cambios de planes
Proceder a autorización

Paso 9: Flujo de autorización (Nivel 1: JEFE_COMPRAS)

Haz clic en “Enviar para autorización”. La OC pasa a estado PENDIENTE_AUTORIZACION_JEFE_COMPRAS.

Como JEFE_COMPRAS, revisa:

✓ Proveedor es el adjudicado correctamente
✓ Líneas coinciden con requisición
✓ Precios coinciden con cotización ganadora
✓ Presupuesto disponible

Si está OK, haz clic en “Autorizar como JEFE_COMPRAS”.

Paso 10: Flujo de autorización (Nivel 2: TESORERO)

La OC pasa a estado PENDIENTE_AUTORIZACION_TESORERO.

El TESORERO revisa:

✓ Disponibilidad de presupuesto
✓ Datos bancarios del proveedor
✓ Términos de pago razonables

Si aprueba, haz clic en “Autorizar como TESORERO”.

Paso 11: OC Autorizada

Una vez que ambos autorizan, la OC cambia a estado AUTORIZADA ✓.

Ahora puedes:

Imprimir/Enviar al proveedor: Descarga PDF y envía por email
Registrar en control de bienes: Si hay sistema de control de activos
Esperar entrega: Cuando llegue, registra recepción

Paso 12: Descarga y envía al proveedor

Haz clic en “Descargar PDF de OC”. Se descargará un documento imprimible.

Envía por email al proveedor con:

Archivo PDF de la OC
Mensaje: “Por favor procesa según términos indicados. Contacto para cambios: …”

El proveedor procederá a entregar los bienes.

¿Necesitas ayuda?

Si tienes dudas, escríbenos por WhatsApp o envía un correo a soporte@congob.mx.