Cómo registrar una salida de almacén

Antes de empezar

• Necesitas rol ALMACENISTA en el Portal Gobierno
• El artículo debe estar registrado en inventario (comprado y recibido)
• Debe haber existencias disponibles del artículo
• Debes saber quién recibirá los bienes (área/persona destinataria)

Paso 1: Accede al módulo de Inventario

Navega a Inventario > Almacén. Verás un listado de todos los artículos en stock con cantidades disponibles.

Puedes buscar el artículo por:

• Nombre/descripción (ej: “Papel bond”)
• Código (ej: “MAT-001”)
• Categoría (ej: “Útiles de oficina”)

Haz clic en el artículo para abrir su detalle.

Paso 2: Verifica disponibilidad

En el detalle del artículo, verás:

Concepto	Cantidad
Stock inicial	100
Entradas	50
Salidas previas	20
Disponible	130

Verifica que haya suficiente cantidad disponible para la salida que necesitas registrar.

Nota

El sistema diferencia entre “disponible” (aún no asignado) y “reservado” (comprometido para área pero no retirado). Solo puedes sacar de disponible.

Paso 3: Inicia registro de salida

En la sección “Movimientos” o en el botón “Registrar salida”, haz clic para crear una nueva salida.

Se abrirá un formulario con campos:

• Artículo: Pre-llenado con el que abriste
• Cantidad a salir: Número de unidades (ej: 10)
• Fecha de salida: Por defecto hoy
• Razón de salida: Motivo (ej: “Consumo”, “Donación”, “Deterioro”, “Traspaso”)
• Destinatario: Quién recibe (área, persona, dependencia)

Paso 4: Completa los datos de salida

Ingresa:

• Cantidad: Número de unidades que salen (debe ser ≤ disponible)

• Razón: Selecciona del listado o agrega custom:

  • Consumo: Uso normal en operaciones
  • Traspaso: Movimiento entre áreas del municipio
  • Donación: Entrega a terceros (ONG, escuela, etc.)
  • Deterioro/Pérdida: Artículo dañado o extraviado
  • Ajuste de inventario: Corrección administrativa
  • Devolución: Devuelto al proveedor
  • Otro

• Destinatario:

  • Si es Consumo: Selecciona el área (ej: “Dirección de Administración”)
  • Si es Traspaso: Selecciona área destino
  • Si es Donación: Ingresa nombre de organización receptora
  • Si es Deterioro: Ingresa “Baja por deterioro” o similar

Precaución

Según la razón, hay restricciones:

• Consumo/Traspaso: Requiere autorización del JEFE_AREA
• Donación: Requiere autorización de DIRECTOR
• Deterioro: Requiere acta de constatación

Paso 5: Completa documentación

En la sección “Documentación”:

• Referencia: Número de requisición, documento o autorización (ej: “REQ-2026-045”)
• Observaciones: Detalles adicionales (ej: “Consumo para evento municipal 15 de marzo”)
• Adjuntar documentos (opcional):
  • Copia de requisición/solicitud
  • Acta de deterioro (si aplica)
  • Autorización de traspaso

Paso 6: Registra quién recibe

En el campo “Quien recibe”:

• Nombre completo de la persona que retira los bienes
• Puesto/área
• Firma digital (si está habilitada)

Esta información queda para trazabilidad y auditoría.

Nota

Si los bienes salen del almacén, es crucial registrar quién los recibe. ConGob mantiene esta trazabilidad.

Paso 7: Confirma y registra

Revisa los datos:

• ✓ Artículo correcto
• ✓ Cantidad correcta
• ✓ Destinatario correcto
• ✓ Razón clara

Haz clic en “Registrar salida”.

Paso 8: Se actualiza automáticamente

ConGob:

1. Reduce las existencias del artículo (Stock = Stock - cantidad salida)
2. Registra la salida en el kardex histórico
3. Actualiza disponible para futuras salidas
4. Genera documento de traspaso (si aplica)

En el listado de almacén, verás que las cantidades se actualizaron inmediatamente.

Paso 9: Impacto en bienes de consumo vs. activos

Para bienes de consumo (útiles, materiales):

• Sale del almacén
• No hay registro de dónde está (se consume)
• Afecta presupuesto de consumo

Para activos (muebles, equipos):

• Se registra a quién se le asigna (resguardante)
• Queda en el inventario de patrimonio
• Se sigue dando seguimiento al paradero

Paso 10: Consulta historial

En el detalle del artículo, en la sección “Kardex”, puedes ver todo el historial:

Fecha	Concepto	Cantidad	Saldo
2026-03-01	Entrada (OC-001)	50	100
2026-03-10	Salida (consumo)	10	90
2026-03-15	Salida (traspaso)	5	85

Esto es tu auditoría de inventario.

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