Cómo cambiar el resguardante de un activo
Antes de empezar
Sección titulada «Antes de empezar»- Necesitas rol RESPONSABLE_PATRIMONIO en el Portal Gobierno
- El activo debe estar registrado y activo
- Debes identificar el nuevo resguardante (empleado del municipio)
- Es recomendable tener documentación del cambio (memorándum, acta)
Paso 1: Accede al Registro de Activos
Sección titulada «Paso 1: Accede al Registro de Activos»Navega a Inventario > Patrimonio > Activos Fijos. Verás el listado de activos.
Busca el activo cuyo resguardante cambió, usando:
- Descripción: Nombre del bien (ej: “Computadora Dell”)
- Código de activo: Si conoces (ej: ACT-2026-00145)
- Resguardante actual: Filtra por quién lo tiene ahora
Haz clic en el activo para abrirlo.
Paso 2: Abre el detalle del activo
Sección titulada «Paso 2: Abre el detalle del activo»En la ficha del activo, verás:
- Descripción y especificaciones
- Valor económico
- Resguardante actual: El empleado que tiene el bien ahora
- Historial de cambios de resguardante (si los hay)
- Ubicación física
Busca el botón “Cambiar resguardante” o “Transferir bien”.
Paso 3: Inicia el cambio de resguardante
Sección titulada «Paso 3: Inicia el cambio de resguardante»Haz clic en “Cambiar resguardante”.
Se abrirá un formulario de transferencia con campos:
- Resguardante actual: Se pre-llena automáticamente
- Nuevo resguardante: Selecciona de la lista de empleados activos
- Fecha de cambio: Cuándo ocurre el cambio (por defecto hoy)
- Motivo del cambio: Por qué cambia (ej: “Transferencia de área”, “Promoción”, “Baja del empleado anterior”)
- Observaciones: Detalles adicionales
Paso 4: Selecciona el nuevo resguardante
Sección titulada «Paso 4: Selecciona el nuevo resguardante»En el campo “Nuevo resguardante”, busca el empleado que recibirá el bien:
- Escribe nombre, puesto o área
- Selecciona de la lista
Si el empleado no está en la lista:
- Verifica que esté registrado en RRHH > Empleados
- Verifica que esté ACTIVO
- Si falta registrarlo, comunícate con JEFE_RRHH
Paso 5: Documenta el cambio
Sección titulada «Paso 5: Documenta el cambio»En el campo “Motivo del cambio”, selecciona o describe:
- Transferencia de área: El bien se va con empleado a otra área
- Promoción del empleado: Empleado sube de puesto
- Rotación de bienes: Distribución periódica (ej: equipos cada 4 años)
- Recuperación: El anterior resguardante se fue, se recupera el bien
- Reparación/Mantenimiento: Temporalmente a taller
- Baja del resguardante anterior: Empleado fue dado de baja
- Otro: Especifica
En el campo “Observaciones”, añade:
- Datos de referencia (memorándum, oficio)
- Condición en que se entrega (igual, con desgaste, etc.)
- Cualquier dato importante
Paso 6: Revisa estado del activo
Sección titulada «Paso 6: Revisa estado del activo»En la sección “Condición del bien”, verifica:
- Estado actual: ¿Continúa igual (Bueno, Aceptable, Deteriorado)?
- ¿Se requiere reparación o mantenimiento antes de entregar?
Si está deteriorado, documenta:
- Descripción del daño
- Si necesita reparación (se puede pausar cambio de resguardante)
- Estimado de costo de reparación
Paso 7: Genera acta de entrega-recepción
Sección titulada «Paso 7: Genera acta de entrega-recepción»El sistema automáticamente genera un acta de entrega-recepción que incluye:
- Datos del bien
- Resguardante anterior (quien entrega)
- Nuevo resguardante (quien recibe)
- Condición del bien
- Fecha de cambio
- Espacio para firmas
Esta acta es el documento legal que prueba la transferencia.
Paso 8: Imprime o distribuye el acta
Sección titulada «Paso 8: Imprime o distribuye el acta»Haz clic en “Descargar acta” para obtener PDF.
Debe ser:
- Firmada por resguardante anterior: “Entriego en buena condición”
- Firmada por nuevo resguardante: “Recibo conforme”
- Firma de testigo (recomendado): RESPONSABLE_PATRIMONIO o JEFE_AREA
Las firmas pueden ser:
- Digitales (si ConGob tiene habilitada)
- Manuscritas en PDF impreso
- Electrónicas vía email
Guarda el acta firmada en expediente del activo.
Paso 9: Confirma el cambio
Sección titulada «Paso 9: Confirma el cambio»Una vez que las partes han firmado el acta:
Regresa a ConGob y haz clic en “Confirmar cambio de resguardante”.
El sistema:
- Actualiza el resguardante en la ficha del activo
- Registra el cambio en el historial (auditoría)
- Genera asiento contable (si el bien cambio de área y requiere reclasificación)
- Notifica a ambos empleados por email
Paso 10: Verifica el historial
Sección titulada «Paso 10: Verifica el historial»En el detalle del activo, en la sección “Historial de resguardantes”, verás:
| Fecha | Resguardante | Acción | Motivo |
|---|---|---|---|
| 2026-01-15 | Juan Pérez | Entrada | Compra inicial |
| 2026-03-20 | María López | Transferencia | Cambio de área |
| 2026-03-20 | Acta firmada | ✓ | — |
Esto es tu registro de auditoría del bien.
Paso 11: Para múltiples cambios
Sección titulada «Paso 11: Para múltiples cambios»Si necesitas cambiar resguardante de varios bienes (ej: reubicación de oficina):
- En el listado de activos, selecciona varios (checkbox)
- Haz clic en “Cambios masivos”
- Especifica nuevo resguardante (común a todos)
- ConGob genera múltiples actas
Esto es útil para mudanzas o reorganizaciones.
Paso 12: Para bienes en reparación
Sección titulada «Paso 12: Para bienes en reparación»Si el bien va temporalmente a taller:
- Nuevo resguardante: “Taller de mantenimiento”
- Motivo: “Reparación preventiva” o “Mantenimiento”
- Fecha de retorno esperada: Especifica cuándo vuelve
Cuando regresa:
- Cambio nuevamente al resguardante original
- Condición: “Reparado” y especifica qué se arregló
- Genera otra acta de entrega-recepción
¿Necesitas ayuda?
Sección titulada «¿Necesitas ayuda?»Si tienes dudas, escríbenos por WhatsApp o envía un correo a soporte@congob.mx.