Cómo aprobar una transferencia presupuestal
Antes de empezar
Sección titulada «Antes de empezar»- Necesitas rol TESORERO o DIRECTOR_FINANCIERO en el Portal Gobierno
- Debes revisar las solicitudes de transferencia pendientes
- Tu aprobación hace efectivos los cambios presupuestales
- Debes poder justificar por qué aprobaste o rechazaste cada solicitud
¿Por qué el tesorero debe autorizar transferencias?
Sección titulada «¿Por qué el tesorero debe autorizar transferencias?»Las transferencias presupuestales requieren aprobación del tesorero porque:
- Control interno — Evita que se redistribuya presupuesto de forma inadecuada
- Cumplimiento normativo — Leyes presupuestales lo requieren
- Segregación de funciones — El contador propone, el tesorero autoriza
- Auditoría — Crea un registro de decisiones presupuestales
Paso 1: Navega a Presupuesto
Sección titulada «Paso 1: Navega a Presupuesto»En la barra lateral, haz clic en “Presupuesto”.
Se abrirá el módulo de presupuesto.
Paso 2: Accede a “Transferencias”
Sección titulada «Paso 2: Accede a “Transferencias”»Busca y haz clic en:
- “Transferencias”
- “Solicitudes de transferencia”
- “Mis autorizaciones”
Se abrirá la lista de transferencias.
Paso 3: Filtra por estado “Pendiente”
Sección titulada «Paso 3: Filtra por estado “Pendiente”»En los filtros, busca el campo “Estado” y selecciona “PENDIENTE”.
Esto mostrará solo las solicitudes de transferencia que esperan tu aprobación.
Paso 4: Selecciona una transferencia para revisar
Sección titulada «Paso 4: Selecciona una transferencia para revisar»De la lista filtrada, haz clic en la solicitud de transferencia que deseas revisar.
Se abrirá el detalle completo.
Paso 5: Revisa la información de la solicitud
Sección titulada «Paso 5: Revisa la información de la solicitud»Verifica cuidadosamente:
| Campo | Verificar |
|---|---|
| Solicitante | ¿Quién la pidió? ¿Es un contador confiable? |
| Clave origen | ¿Tiene saldo disponible? ¿Es razonable tomar de ahí? |
| Clave destino | ¿Necesita realmente el presupuesto? |
| Monto | ¿Es proporcional a la necesidad? ¿No es excesivo? |
| Justificación | ¿Es clara y convincente? ¿Tiene sentido? |
| Fecha solicitada | ¿Es reciente o ya es antigua? |
Paso 6: Verifica los saldos de ambas claves
Sección titulada «Paso 6: Verifica los saldos de ambas claves»En el detalle, verás los saldos actuales:
Clave origen: Servicios de agua
- Saldo actual: $50,000
- Después de transferencia: $30,000
- ¿Seguirá siendo suficiente para agua?
Clave destino: Combustibles
- Saldo actual: $5,000
- Después de transferencia: $25,000
- ¿Solucionará su problema presupuestal?
Asegúrate de que ambas decisiones sean lógicas.
Paso 7: Revisa análisis (si disponible)
Sección titulada «Paso 7: Revisa análisis (si disponible)»Algunos sistemas muestran:
- Gasto promedio mensual de cada clave
- Proyección de cómo alcanzarán el presupuesto anual
- Historiales de transferencias anteriores
Esto ayuda a evaluar si la transferencia es razonable.
Paso 8: Toma una decisión: Aprobar o Rechazar
Sección titulada «Paso 8: Toma una decisión: Aprobar o Rechazar»Si deseas APROBAR la transferencia
Sección titulada «Si deseas APROBAR la transferencia»Busca el botón “Aprobar”, “Autorizar” o “Aceptar”.
Haz clic en él.
Ejemplo de comentario: “Aprobado. El agua tiene gasto menor este trimestre por cierre de riego municipal. Combustibles requiere aumento por incremento en rutas de recolección. Transferencia justificada.”
Si deseas RECHAZAR la transferencia
Sección titulada «Si deseas RECHAZAR la transferencia»Busca el botón “Rechazar”, “Denegar” o “Cancelar”.
Haz clic en él.
Se abrirá un campo para escribir el motivo del rechazo.
Sé específico y constructivo:
Buen motivo de rechazo: “No aprobado. La justificación es insuficiente. Se requiere documentación del por qué Combustibles incrementó tanto. Solicite ampliación presupuestal formal si el aumento es permanente.”
Mal motivo de rechazo: “No”
Paso 9: Confirma tu decisión
Sección titulada «Paso 9: Confirma tu decisión»El sistema te pedirá confirmación:
“¿Deseas APROBAR esta transferencia de $20,000 de Agua a Combustibles?”
o
“¿Deseas RECHAZAR esta transferencia? Esta acción es irreversible.”
Haz clic en “Sí, confirmar” para proceder.
Paso 10: La transferencia está procesada
Sección titulada «Paso 10: La transferencia está procesada»Si aprobaste:
Sección titulada «Si aprobaste:»- Estado cambia a APROBADA
- Los saldos presupuestales se actualizan inmediatamente
- Se genera una póliza contable automática si aplica
- Se envía notificación al solicitante
Impacto inmediato:
- Agua: $50,000 → $30,000
- Combustibles: $5,000 → $25,000
Si rechazaste:
Sección titulada «Si rechazaste:»- Estado cambia a RECHAZADA
- Los saldos NO cambian
- Se envía notificación al solicitante con tu motivo
- El solicitante puede reenviar una solicitud corregida
Qué aparece en reportes
Sección titulada «Qué aparece en reportes»Las transferencias aprobadas aparecen en:
- Estado presupuestal — Cambio de saldos reflejado
- Modificaciones presupuestales — Listado histórico
- Reportes de auditoría — Con fechas, montos, autorizadores
Escenarios comunes de decisión
Sección titulada «Escenarios comunes de decisión»Caso 1: Transferencia clara y razonable
Sección titulada «Caso 1: Transferencia clara y razonable»Situación: Contador solicita pasar $10,000 de “Útiles de oficina” a “Suministros de limpieza”. Útiles tiene $80,000 disponibles.
Decisión: APROBAR
Razón: Oficina tiene presupuesto sobrado, limpieza lo necesita, monto es razonable.
Caso 2: Transferencia con justificación débil
Sección titulada «Caso 2: Transferencia con justificación débil»Situación: Contador solicita pasar $50,000 de “Servicios profesionales” a “Gastos diversos”. La justificación dice solo: “Necesitamos dinero”.
Decisión: RECHAZAR
Motivo: Justificación insuficiente. Solicite documentación del por qué necesita dinero en Gastos diversos. Gastos diversos es muy vago.
Caso 3: Transferencia que agota origen
Sección titulada «Caso 3: Transferencia que agota origen»Situación: Contador solicita transferir $40,000 de “Combustibles” que tiene $50,000, a “Servicios eléctricos”.
Decisión: RECHAZAR o APROBAR CON REDUCCIÓN
Razón: Combustibles quedaría con solo $10,000 (muy poco para todo el año). Sugiere reducir a $20,000 en lugar de $40,000.
Caso 4: Transferencia en emergencia
Sección titulada «Caso 4: Transferencia en emergencia»Situación: Controlador solicita urgencia transferir $100,000 de “Mantenimiento” a “Servicios de salud” porque un hospital necesita reparaciones urgentes.
Decisión: APROBAR si hay justificación
Razón: Emergencia justificada. Mantenimiento puede esperar, salud es crítico. Pero requiere documentación de la emergencia.
Control y documentación
Sección titulada «Control y documentación»Como tesorero aprobador, debes:
- Documentar tu decisión — Queda registro de quién, cuándo, por qué
- Mantener relación con contador — Comunica si hay patrones de solicitudes débiles
- Revisar tendencias — Si hay muchas transferencias, puede indicar presupuesto inicial mal hecho
Solución de problemas
Sección titulada «Solución de problemas»¿No ves el botón “Aprobar”? Verifica tu rol. Solo TESORERO o DIRECTOR_FINANCIERO pueden autorizar.
¿Aprobaste por error? Contacta a soporte técnico. Las aprobaciones normalmente no pueden desaprobarse sin autorización de director. Pero sí puedes crear una transferencia compensatoria inversa.
¿Una solicitud lleva mucho tiempo pendiente? Si espera más de 3-5 días sin aprobar/rechazar, el solicitante puede escalarlo a tu superior.
¿Necesitas rechazar todas porque son débiles? Comunica al contador que debe mejorar sus justificaciones. Capacita sobre cómo hacer solicitudes sólidas.
¿Necesitas ayuda?
Sección titulada «¿Necesitas ayuda?»Si tienes dudas, escríbenos por WhatsApp o envía un correo a soporte@congob.mx.