Cómo gestionar el plan de cuentas

Antes de empezar

Necesitas rol CONTADOR o DIRECTOR_FINANCIERO en el Portal Gobierno
El plan de cuentas debe seguir la estructura CONAC (Consejo Nacional de Armonización Contable)
Los cambios al plan de cuentas afectan a toda la contabilidad del municipio
Generalmente solo se modifica el plan de cuentas durante implementación o ajustes mayores

¿Qué es el plan de cuentas?

El plan de cuentas es la estructura completa de cuentas contables que usa tu municipio.

Sigue una jerarquía de 5 niveles, típicamente:

Nivel 1: Activo, Pasivo, Patrimonio (3 cuentas máximo)
Nivel 2: Activo Circulante, Activo No Circulante, etc.
Nivel 3: Bancos, Inversiones, etc.
Nivel 4: Bancos Cuenta Corriente, Bancos Cuenta Ahorros, etc.
Nivel 5: Banco X Cuenta Corriente, Banco X Cuenta Ahorros, etc.

Las pólizas se crean usando cuentas del nivel 5 (las más detalladas).

Paso 1: Navega a Contabilidad

En la barra lateral, haz clic en “Contabilidad”.

Se abrirá el módulo de contabilidad.

Paso 2: Busca la opción “Plan de Cuentas”

En el menú de Contabilidad, busca:

“Plan de cuentas”
“Catálogo de cuentas”
“Estructura contable”

Haz clic en ella.

Se abrirá una vista árbol del plan de cuentas.

Paso 3: Navega la estructura jerárquica

Verás el plan en forma de árbol expandible:

1000 - ACTIVO
  ├─ 1100 - Activo Circulante
  │   ├─ 1101 - Bancos
  │   │   ├─ 1101-001 Banco X Cta Corriente
  │   │   └─ 1101-002 Banco X Cta Ahorros
  │   └─ 1102 - Inversiones
  └─ 1200 - Activo No Circulante
      └─ 1201 - Bienes

2000 - PASIVO
3000 - PATRIMONIO

Haz clic en los ”+” para expandir categorías y ver subcuentas.

Haz clic en los ”-” para colapsar categorías.

Paso 4: Busca una cuenta específica

Si el plan es muy grande, usa la búsqueda:

Busca el campo “Buscar cuenta” y escribe:

Código de la cuenta (ej: 1101 o 1101-001)
Nombre de la cuenta (ej: Bancos o Banco X)

Los resultados filtrarán el árbol automáticamente.

Paso 5: Revisa los detalles de una cuenta

Haz clic en cualquier nombre de cuenta para ver sus detalles:

Código: Número único de la cuenta
Nombre: Descripción de la cuenta
Nivel: 1, 2, 3, 4 o 5
Naturaleza: Deudora o Acreedora
Saldo actual: Dinero en esa cuenta hoy
Estado: Activa o Inactiva
Descripción extendida: Información adicional

Paso 6: Para agregar una nueva subcuenta

Busca la cuenta padre bajo la cual quieres agregar la nueva cuenta.

Haz clic en el botón “Agregar subcuenta”, ”+” o “Nueva cuenta” al lado de esa cuenta padre.

Se abrirá un formulario para crear una nueva cuenta.

Paso 7: Completa los datos de la nueva cuenta

En el formulario, llena:

Código

Ingresa el código único de la nueva cuenta. Sigue el patrón ya establecido:

Ejemplo: Si la cuenta padre es 1101 (Bancos), y ya existe 1101-001 y 1101-002, tu nueva cuenta podría ser 1101-003.

Nombre

Escribe el nombre descriptivo de la cuenta:

Ejemplo: “Banco Y Cuenta Corriente” o “Caja Chica Tesorería”

Naturaleza

Selecciona si es Deudora o Acreedora:

Deudora — Para cuentas de Activo (lo que tienes)
Acreedora — Para cuentas de Pasivo/Patrimonio (lo que debes)

Descripción (opcional)

Escribe una descripción más larga si es necesario:

Ejemplo: “Cuenta corriente del municipio en el Banco Y, usada para pagos de proveedores.”

Estado

Selecciona Activa (cuenta en uso) o Inactiva (cuenta desactivada, no se usa más).

Las cuentas nuevas deben estar en Activa.

Paso 8: Guarda la nueva cuenta

Haz clic en “Guardar”, “Crear” o “Agregar”.

La nueva cuenta aparecerá en el árbol bajo su cuenta padre.

Paso 9: Para editar una cuenta existente

Haz clic en la cuenta que quieres editar.

Busca un botón “Editar”, “Modificar” o un icono de lápiz.

Haz clic para entrar en modo edición.

Paso 10: Para desactivar una cuenta

Si una cuenta ya no se usa pero tiene movimientos históricos:

Haz clic en la cuenta
Busca la opción “Desactivar” o cambia el Estado a Inactivo
Esto previene que se creen nuevas pólizas con esa cuenta
Los movimientos históricos se mantienen

Estructura CONAC (Estándar obligatorio)

El plan de cuentas debe seguir la estructura CONAC, dividida en:

Nivel 1: Grandes categorías

1000 - ACTIVO — Lo que el municipio tiene
2000 - PASIVO — Lo que el municipio debe
3000 - PATRIMONIO — Capital propio
4000 - INGRESOS — Dinero que entra
5000 - GASTOS — Dinero que sale

Cuentas de Resultado

Cuentas 4000+ son de ingresos y gastos
Se cierran al final del año (se trasladan a patrimonio)
Cuentas 1000-3000 se mantienen (balance sheet)

Reporte del Plan de Cuentas

Para exportar el plan completo:

En la vista del plan, busca “Exportar” o “Descargar”
Selecciona formato:
- PDF — Para visualización
- Excel — Para análisis o ediciones offline
Se descargará un archivo con la estructura completa

Solución de problemas

¿No puedo agregar una subcuenta? Verifica que la cuenta padre sea del nivel 1-4 (no nivel 5). Las cuentas de nivel 5 no pueden tener subcuentas.

¿El código de cuenta es rechazado como duplicado? Busca el código en todo el plan para verificar si ya existe. Si no lo encuentras, contacta a soporte.

¿Necesito cambiar el código de una cuenta? Generalmente no se puede cambiar el código de una cuenta que ya tiene movimientos. Deberías desactivar la antigua y crear una nueva.

¿Cómo sé qué cuentas usar al crear pólizas? En la forma de póliza, el dropdown te mostrará solo cuentas del nivel 5 (las más detalladas). Ese es el nivel correcto para movimientos.

¿Necesitas ayuda?

Si tienes dudas, escríbenos por WhatsApp o envía un correo a soporte@congob.mx.