Cómo cancelar una póliza
Antes de empezar
Sección titulada «Antes de empezar»- Necesitas rol TESORERO o superior en el Portal Gobierno
- La póliza a cancelar debe estar en estado “AUTORIZADA”
- Las pólizas autorizadas no se “borran”, se “compensan” con una póliza inversa
- El sistema creará automáticamente una póliza de cancelación
¿Por qué no se eliminan pólizas?
Sección titulada «¿Por qué no se eliminan pólizas?»Aunque pidas “cancelar” una póliza:
- Nunca se borra — Queda registrada en auditoría como cancelada
- Se compensa — Se crea una póliza inversa que deshace el efecto
- Queda un rastro — Se mantiene registro de quién canceló, cuándo y por qué
- Es auditable — Los auditores pueden ver ambas pólizas (original + compensatoria)
Esto es un requisito legal para gobiernos municipales.
Paso 1: Navega a la póliza que deseas cancelar
Sección titulada «Paso 1: Navega a la póliza que deseas cancelar»En Contabilidad, accede a la lista de pólizas.
Busca la póliza AUTORIZADA que necesitas cancelar.
Haz clic en ella para abrir el detalle.
Paso 2: Revisa la información nuevamente
Sección titulada «Paso 2: Revisa la información nuevamente»Antes de cancelar, haz una revisión final:
- ¿Es correcta la póliza que voy a cancelar?
- ¿Tengo una razón válida para cancelarla?
- ¿Hay documentación que respalde esta cancelación?
Paso 3: Busca el botón “Cancelar”
Sección titulada «Paso 3: Busca el botón “Cancelar”»En la página de detalle de la póliza, busca un botón “Cancelar póliza”, “Anular” o “Cancelar autorización”.
Haz clic en él.
Paso 4: Especifica el motivo de cancelación
Sección titulada «Paso 4: Especifica el motivo de cancelación»Se abrirá un cuadro de diálogo pidiendo que completes:
Motivo de cancelación
Sección titulada «Motivo de cancelación»Selecciona o escribe el motivo:
- “Error en registro” — Se registró incorrectamente
- “Duplicada” — Es un duplicado de otra póliza
- “Información incorrecta” — Los datos eran inexactos
- “Anulación solicitada” — Lo solicitó un superior
- Otro (especificar)” — Escribe tu motivo
Observaciones (opcional)
Sección titulada «Observaciones (opcional)»Puedes escribir observaciones adicionales que se registrarán en auditoría.
Ejemplo: “Se anuló por error en montos. Debe ser registrada de nuevo con montos correctos. Ver póliza XXX.”
Paso 5: Confirma la cancelación
Sección titulada «Paso 5: Confirma la cancelación»Haz clic en “Confirmar cancelación”, “Aceptar” o “Proceder”.
El sistema proceará automáticamente:
- Verifica que la póliza esté autorizada — (requiere serlo para cancelarse)
- Crea una póliza compensatoria inversa — Con los movimientos opuestos
- Registra ambas pólizas — Original + Compensatoria
- Actualiza la balanza — Los efectos se anulan mutuamente
Paso 6: Revisa el resultado
Sección titulada «Paso 6: Revisa el resultado»Verás un mensaje de confirmación mostrando:
- Número de la póliza original (cancelada)
- Número de la póliza compensatoria (creada automáticamente)
- Fecha y hora de cancelación
- Quién canceló
La póliza original ahora tiene estado “CANCELADA”.
Ejemplo: Cómo se ve el compensación en la balanza
Sección titulada «Ejemplo: Cómo se ve el compensación en la balanza»Póliza original (CANCELADA):
Sección titulada «Póliza original (CANCELADA):»| Cuenta | Cargo | Abono |
|---|---|---|
| 1100 Bancos | $10,000 | |
| 1500 Fondo | $10,000 |
Póliza compensatoria (automática):
Sección titulada «Póliza compensatoria (automática):»| Cuenta | Cargo | Abono |
|---|---|---|
| 1100 Bancos | $10,000 | |
| 1500 Fondo | $10,000 |
Resultado final en balanza: Ambas pólizas se anulan mutuamente. Las cuentas vuelven a sus saldos anteriores.
Qué aparece en reportes
Sección titulada «Qué aparece en reportes»En reportes contables verás:
- Balanza de comprobación — Los efectos netos (se anulan mutuamente)
- Historial de pólizas — Ambas pólizas listadas (original y compensatoria)
- Reportes de auditoría — Ambas aparecen con motivo de cancelación
Para un auditor:
- Póliza XYZ: $10,000 transferido (CANCELADA)
- Póliza XXX: $10,000 transferido inversamente (Razón: Compensatoria de XYZ)
Caso especial: Cancelación accidental
Sección titulada «Caso especial: Cancelación accidental»Si cancelas una póliza por error:
- Crea una póliza nuevamente con los datos originales
- Registra y autoriza
- En las observaciones, nota que es por “Restauración de póliza YYY que fue cancelada accidentalmente”
Esto vuelve a crear el efecto original.
Diferencia: Cancelar vs. Rechazar
Sección titulada «Diferencia: Cancelar vs. Rechazar»| Acción | Cuándo | Estado |
|---|---|---|
| Cancelar | Póliza está AUTORIZADA y necesita anularse | Cambia a CANCELADA |
| Rechazar | Póliza está en revisión y se rechaza | Cambia a RECHAZADA |
Si una póliza está en estado BORRADOR, simplemente se puede eliminar sin crear compensatoria.
Solución de problemas
Sección titulada «Solución de problemas»¿No ves el botón “Cancelar”? Verifica que la póliza esté en estado AUTORIZADA. Pólizas en BORRADOR o CANCELADA ya no pueden procesarse.
¿Recibiste un error al intentar cancelar? Posibles razones:
- Alguien más canceló la póliza simultáneamente
- La póliza fue modificada después de autorizar
- Hay un problema de permisos
Intenta refrescar la página e intentar de nuevo.
¿Las cuentas no volvieron a saldos anteriores? Verifica en la balanza. La compensatoria debería haber creado automáticamente. Si no aparece, contacta a soporte técnico.
Control de cancelaciones por rol
Sección titulada «Control de cancelaciones por rol»- TESORERO → Puede cancelar pólizas autorizadas
- CONTADOR → Solo revisa, no cancela
- DIRECTOR/DIRECTOR FINANCIERO → Puede cancelar incluso pólizas antiguas
Verifica tu rol si tienes problemas de permisos.
¿Necesitas ayuda?
Sección titulada «¿Necesitas ayuda?»Si tienes dudas, escríbenos por WhatsApp o envía un correo a soporte@congob.mx.