Los 6 momentos contables de egreso

¿Qué son los momentos contables de egreso?

Los momentos contables de egreso son los pasos que ocurren desde que decides gastar dinero hasta que realmente lo transferiste a quien recibe el dinero.

Según las normas CONAC (Consejo Nacional de Armonización Contable) del Gobierno Federal, un egreso pasa por 6 momentos principales:

1. Aprobado
2. Modificado
3. Comprometido
4. Devengado
5. Ejercido
6. Pagado

Cada momento genera cambios en la contabilidad y en los saldos presupuestales.

Momento 1: APROBADO

Cuándo ocurre: Cuando se aprueba el presupuesto anual del municipio (generalmente en diciembre del año anterior).

Ejemplo: El consejo municipal aprueba el presupuesto de 2026. En la partida “Servicios de agua” autoriza $1,200,000 para todo el año.

Efecto:

• Presupuesto disponible: $1,200,000
• No hay gasto real aún (es solo presupuesto)
• Las cuentas contables no se afectan

En el sistema: En “Presupuesto > Saldos” ves:

• Presupuesto aprobado: $1,200,000
• Disponible para usar: $1,200,000

Momento 2: MODIFICADO

Cuándo ocurre: Cuando se hace una ampliación (aumenta) o reducción (disminuye) del presupuesto durante el año.

Ejemplo: Durante marzo, el municipio necesita más servicios de agua por temporada de calor. Solicita ampliación de $200,000 adicionales. El consejo aprueba la ampliación.

Efecto:

• Presupuesto original: $1,200,000
• Ampliación: +$200,000
• Presupuesto modificado: $1,400,000
• Disponible: $1,400,000

En el sistema: Ves una columna “Modificaciones” que muestra:

• Presupuesto aprobado: $1,200,000
• (+) Ampliaciones: +$200,000
• (=) Presupuesto modificado: $1,400,000

Momento 3: COMPROMETIDO

Cuándo ocurre: Cuando autorizas una orden de compra. El dinero queda “reservado” en esa partida pero aún no se ha gastado.

Ejemplo: Es abril. El municipio autoriza una orden de compra a “Agua Municipal S.A.” por $300,000 para suministro de agua.

Efecto presupuestal:

• Presupuesto modificado: $1,400,000
• (-) Comprometido: -$300,000
• Disponible para nuevos compromisos: $1,100,000

Efecto contable: Aún no hay movimiento contable. El dinero sigue en Bancos.

En el sistema: En “Presupuesto > Saldos” ves:

• Presupuesto modificado: $1,400,000
• Comprometido: $300,000
• Saldo disponible: $1,100,000

Nota

COMPROMETIDO es cuando se crea la Orden de Compra (OC). El dinero está “apartado” pero no ha salido del banco.

Momento 4: DEVENGADO

Cuándo ocurre: Cuando recibes la factura del proveedor. Se reconoce la obligación de pagar.

Ejemplo: Agua Municipal S.A. entrega los servicios durante abril y envía la factura por $300,000.

Efecto presupuestal:

• Presupuesto modificado: $1,400,000
• Comprometido: $300,000 (ya estaba)
• Devengado: $300,000
• Disponible: $1,100,000 (sin cambio, el comprometido ya lo había reducido)

Efecto contable: Se crea un registro de Cuentas por Pagar. El municipio reconoce que debe dinero.

Asiento contable:

Debit:  5100 - Gasto de Servicios   $300,000
Credit: 2100 - Cuentas por Pagar              $300,000

En el sistema: En “Presupuesto > Saldos” ves:

• Devengado: $300,000
• Las cuentas contables muestran CXP aumentada

Nota

DEVENGADO es cuando se recibe la Factura y se crea una póliza de pasivo (CXP). El municipio reconoce la deuda.

Momento 5: EJERCIDO

Cuándo ocurre: Cuando se crea la póliza contable de gasto. El dinero se registra en los libros contables como egresado.

Ejemplo: El contador crea una póliza contable registrando el gasto de $300,000 del servicio de agua.

Efecto presupuestal:

• Presupuesto modificado: $1,400,000
• Comprometido: $300,000
• Devengado: $300,000
• Ejercido: $300,000
• Disponible: $1,100,000

Efecto contable: Se actualiza el Estado de Resultados. El gasto afecta el resultado del período (pérdida/ganancia).

Asiento contable (si es diferente a devengado):

Debit:  5100 - Gasto de Servicios   $300,000
Credit: 2100 - Cuentas por Pagar              $300,000
(Mismo asiento que devengado en algunos municipios)

Nota

En muchos municipios, DEVENGADO y EJERCIDO ocurren en el mismo momento contable.

Momento 6: PAGADO

Cuándo ocurre: Cuando efectivamente se transfiere el dinero al proveedor. El cheque se emite, la transferencia bancaria se ejecuta, etc.

Ejemplo: Es el 20 de abril. El tesorero autoriza un cheque por $300,000 a Agua Municipal S.A. El dinero sale de la cuenta de bancos.

Efecto presupuestal:

• Presupuesto modificado: $1,400,000
• Comprometido: $300,000
• Devengado: $300,000
• Ejercido: $300,000
• Pagado: $300,000
• Disponible: $1,100,000

Efecto contable: Se actualiza Bancos. El dinero sale de la cuenta del municipio.

Asiento contable:

Debit:  2100 - Cuentas por Pagar   $300,000
Credit: 1100 - Bancos                       $300,000

En el sistema: En “Recaudación > Dashboard”:

• El saldo de Bancos disminuye
• El saldo de CXP disminuye también (se canceló la deuda)

Nota

PAGADO es cuando se ejecuta el Cheque o Transferencia. El dinero sale del municipio.

Flujo completo de un gasto

Veamos un ejemplo paso a paso:

1. Presupuesto aprobado (1 de enero)

Partida: Servicios de agua
Presupuesto: $1,200,000

2. Ampliación (1 de marzo)

Presupuesto anterior: $1,200,000
+ Ampliación:        +$200,000
= Presupuesto actual: $1,400,000

3. Orden de compra COMPROMETIDA (5 de abril)

Orden de compra OC-2026-0001 por $300,000
Estado: COMPROMETIDO

Presupuesto aprobado:   $1,400,000
- Comprometido:          -$300,000
= Disponible:           $1,100,000

4. Factura recibida DEVENGADA (15 de abril)

Factura de Agua Municipal por $300,000

Póliza contable creada:
Debit:  Gasto de Servicios       $300,000
Credit: Cuentas por Pagar                  $300,000

Presupuesto sigue siendo:
- Comprometido: $300,000
- Devengado:    $300,000

5. Póliza registrada EJERCIDA (17 de abril)

Póliza de egreso registrada en contabilidad

Balanza de comprobación afectada:
- Gasto de Servicios aumenta en $300,000
- CXP aumenta en $300,000

6. Pago ejecutado PAGADO (20 de abril)

Cheque #1234 emitido por $300,000

Póliza contable:
Debit:  Cuentas por Pagar       $300,000
Credit: Bancos                           $300,000

Saldo de Bancos disminuye en $300,000
CXP disminuye en $300,000 (deuda cancelada)

Diferencias clave entre momentos

Momento	Qué sucede	Presupuesto afectado	Contabilidad afectada	Dinero sale
Aprobado	Presupuesto anual aprobado	SÍ (aumenta disponible)	NO	NO
Modificado	Ampliación o reducción	SÍ	NO	NO
Comprometido	Orden de compra autorizada	SÍ (reduce disponible)	NO	NO
Devengado	Factura recibida	NO (ya comprometido)	SÍ (aumenta CXP)	NO
Ejercido	Póliza registrada	NO	SÍ (afecta resultado)	NO
Pagado	Dinero efectivamente transferido	NO	SÍ (reduce Bancos)	SÍ

Ejemplo con números: Ciclo completo de $100,000

Enero: Presupuesto aprobado
- Servicios de agua: $100,000
- Disponible: $100,000

Marzo: Orden de compra
- OC de agua por $100,000
- Disponible ahora: $0
- (El dinero está "reservado")

Abril: Factura recibida
- Se crea póliza de pasivo
- Cuentas por Pagar: +$100,000
- Disponible sigue siendo: $0
- (Ya está todo comprometido)

Mayo: Póliza registrada
- Se afecta el Estado de Resultados
- Gasto de agua: +$100,000
- (Se reconoce el gasto en contabilidad)

Junio: Cheque emitido
- Se transfiere dinero
- Bancos: -$100,000
- CXP: -$100,000
- (Deuda pagada, dinero realmente salió)

¿Por qué existen 6 momentos?

Porque ofrecen control y visibilidad:

1. Control presupuestal — Comprometido limita gastos al presupuesto
2. Control contable — Devengado asegura que todas las obligaciones se reconozcan
3. Control de caja — Pagado asegura que el dinero realmente se transfiera
4. Auditoría — Cada momento queda registrado y documentado
5. Normativa — CONAC requiere esta separación

Casos especiales

Gasto de caja (sin factura previa)

Algunos gastos se pagan directamente sin proceso de compra:

- Fondo rotatorio (caja chica): $100 pagados sin OC
- Salarios: $50,000 pagados sin OC individual

Estos pueden saltarse COMPROMETIDO y van directo a:
Aprobado → Devengado → Ejercido → Pagado

Gasto en diferentes fechas fiscales

Si el gasto se origina en marzo pero se paga en abril:

• COMPROMETIDO/DEVENGADO: Marzo (presupuesto de marzo)
• PAGADO: Abril (dinero sale de tesorería de abril)

Esto afecta presupuestos de ambos meses.

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