Cómo procesar nómina extraordinaria (aguinaldo)

Antes de empezar

• Necesitas rol JEFE_RRHH en el Portal Gobierno
• Todos los empleados activos deben estar registrados
• Debes conocer el tipo de nómina extraordinaria (aguinaldo anual, prima vacacional, etc.)
• Es recomendable realizar estas nóminas en fechas específicas (ej: aguinaldo en diciembre)

Paso 1: Accede a Crear Período Extraordinario

Navega a Nómina > Períodos de Nómina. Haz clic en “Crear nuevo período”.

En el campo “Tipo de período”, selecciona “Extraordinario” (en lugar de Quincenal o Mensual).

Paso 2: Define el período extraordinario

Completa:

• Tipo de concepto extraordinario:

  • Aguinaldo anual: Equivalente a 30 días de sueldo (por ley)
  • Prima vacacional: Complemento de vacaciones no gozadas (generalmente 25% del sueldo)
  • Gratificación especial: Bonos puntuales definidos por municipio
  • Otro: Para conceptos customizados

• Fecha de inicio: Primer día a considerar (ej: 1 de diciembre para aguinaldo anual)

• Fecha de fin: Último día considerado (ej: 31 de diciembre)

• Fecha de pago: Cuándo se dispersará (ej: 20 de diciembre)

Nota

Para aguinaldo anual: Típicamente se paga en diciembre. Cada empleado recibe un equivalente a su sueldo diario × 30 días.

Para prima vacacional: Se calcula cuando hay vacaciones no gozadas. Es un porcentaje adicional (usualmente 25-50% del sueldo de esos días).

Paso 3: El sistema calcula automáticamente

Una vez definido el tipo extraordinario, haz clic en “Calcular nómina extraordinaria”.

ConGob procesará:

1. Por cada empleado activo: Calcula el concepto extraordinario según su sueldo y antigüedad
2. Impuestos: Aplica ISR, IMSS, INFONAVIT sobre la cantidad extraordinaria
3. Deducciones: Mantiene descuentos registrados si aplican

Se mostrará un desglose por empleado:

Empleado	Sueldo diario	Concepto	Días	Bruto	Impuestos	Neto
Juan Pérez	$666.67	Aguinaldo	30	$20,000.00	$2,500.00	$17,500.00
María López	$750.00	Aguinaldo	30	$22,500.00	$2,800.00	$19,700.00

Precaución

Para prima vacacional, el sistema suma los días de vacaciones no utilizadas del empleado desde su última toma de vacaciones. Revisa con RRHH que estos datos sean correctos.

Paso 4: Revisa cálculos por empleado

Desplázate por el listado. Verifica:

1. Días considerados: ¿Corresponde al período extraordinario?
2. Monto de concepto: ¿Es el correcto (30 días para aguinaldo)?
3. Impuestos: ¿Son razonables?
4. Neto: ¿Empleado recibirá cantidad esperada?

Si encuentras errores:

• Para aguinaldo: Revisa que el sueldo diario sea correcto
• Para prima: Revisa saldo de días de vacaciones en el registro del empleado
• Comunícate con JEFE_RRHH para ajustar si es necesario

Paso 5: Aprueba el cálculo

Cuando confirmes que está correcto, haz clic en “Aprobar cálculo extraordinario”.

El período cambiará a estado CALCULADO.

Paso 6: Sigue el flujo normal de autorización

A partir de aquí, sigue los mismos pasos que una nómina regular:

1. TESORERO autoriza (ver “Cómo autorizar la nómina”)
2. JEFE_RRHH timbre CFDI (ver “Cómo timbrar recibos de nómina”)
3. TESORERO genera dispersión (ver “Cómo generar archivo de dispersión bancaria”)
4. TESORERO cierra período (ver “Cómo cerrar un período de nómina”)

Paso 7: Consideraciones fiscales para extraordinarios

Precaución

Aguinaldo anual: No tiene límite de deducción. Toda la cantidad se considera gravable aunque sea nómina extraordinaria.

Prima vacacional: Si supera el 25% de la nómina, solo el 25% es deducible de impuestos (regulación SAT). El resto se grava como ISR.

El sistema calcula esto automáticamente según tablas del SAT vigentes.

Paso 8: Registra en presupuesto

Asegúrate que exista partida presupuestal para extraordinarios:

• Navega a Presupuesto > Partidas
• Busca partida de “Aguinaldo” o “Nómina extraordinaria”
• Verifica que tenga saldo disponible

Si no existe, solicita al DIRECTOR_CONTABILIDAD crear la partida o transferir presupuesto.

Paso 9: Genera recibos timbrados

Al timbrar CFDI de extraordinario, ConGob automáticamente:

1. Marca los recibos como “Nómina extraordinaria”
2. Los empleados ven claramente el concepto en su Portal Ciudadano
3. Se registra separado de nóminas regulares en contabilidad

Paso 10: Documentación y auditoría

Después de cerrar la nómina extraordinaria:

1. Descarga el reporte de cierre (contiene detalle de quién recibió qué)
2. Archívalo junto con documentación legal (acuerdo de cabildo para extraordinarios si aplica)
3. En Contabilidad, verás la póliza del extraordinario separada de nómina regular

Nota

Muchos municipios requieren aprobación de cabildo o junta directiva para pagar extraordinarios. Coordina con Presidencia o Director para validar que haya autorización.

¿Necesitas ayuda?

Si tienes dudas, escríbenos por WhatsApp o envía un correo a soporte@congob.mx.