Cómo registrar un activo fijo

Antes de empezar

• Necesitas rol RESPONSABLE_PATRIMONIO en el Portal Gobierno
• El bien debe haber sido recibido (si fue comprado) o documentado (si es existente)
• Debes tener el valor de adquisición en centavos
• Necesitas identificar al resguardante (persona responsable del bien)
• Conocer la vida útil esperada (para depreciación)

Paso 1: Accede al módulo de Patrimonio

Navega a Inventario > Patrimonio > Activos Fijos. Verás un listado de todos los activos registrados.

Haz clic en “Registrar activo nuevo”.

Paso 2: Completa datos básicos del activo

En el formulario, rellena:

• Descripción: Qué es el bien (ej: “Escritorio metal color gris 1.2m”)

• Categoría: Selecciona:

  • Muebles y enseres: Sillas, mesas, estanterías
  • Equipos de oficina: Computadoras, impresoras, copiadoras
  • Equipo de transporte: Autos, motos, camiones
  • Inmuebles: Edificios, terrenos (especial)
  • Equipos especializados: Maquinaria, herramientas
  • Infraestructura: Carreteras, puentes, infraestructura pública
  • Otro: Para clasificación adicional

• Código de activo: Automático (ej: ACT-2026-00145) o manual si lo prefieres

• Año de adquisición: 2026 (por defecto) o año del bien existente

Paso 3: Registra valor económico

En la sección “Valor económico”:

• Valor de adquisición: Precio pagado en centavos (ej: escritorio a $1,500 = 150000 centavos)
• Moneda: MXN (pesos mexicanos)
• Documento de valor: Número de factura o comprobante donde consta el precio

Precaución

El valor es crítico porque:

1. Se usa para depreciación contable
2. Determina vida útil
3. Se reporta en estados patrimoniales
4. Auditoría valida contra documentación

Usa el valor de factura (CFDI), nunca estimaciones.

Paso 4: Asigna resguardante

En la sección “Resguardante”:

• Busca y selecciona el empleado responsable del bien
• El resguardante es quien:
  • Tiene el bien en su poder
  • Es responsable de su cuidado
  • Debe reportar deterioro o pérdida

Si el bien está en un área (no asignado a persona), selecciona “Almacén municipal” o similar.

Nota

Para bienes de alto valor, el resguardante debe firmar un “acta de recepción” (se genera en ConGob).

Paso 5: Configura depreciación

En la sección “Depreciación”:

• Vida útil (años): Cuántos años se deprecia (ej: 5 años para computadora)

• Método: Selecciona:

  • Línea recta: Se deprecia igual cada año (estándar CONAC)
  • Suma de dígitos: Mayor depreciación al inicio
  • Saldos decrecientes: Similar a suma de dígitos
  • Sin depreciación: Para terrenos, inmuebles históricos

• Valor residual: ¿Qué vale al final? (ej: 0, o 10% si es recuperable)

Nota

La línea recta es lo más común:

• Valor = $1,500 / Vida = 5 años
• Depreciación anual = $300
• Depreciación mensual = $25

ConGob calcula esto automáticamente cada mes en las pólizas de depreciación.

Paso 6: Registra ubicación física

En la sección “Ubicación”:

• Almacén/Área: Dónde está el bien (ej: “Almacén central”, “Oficina Director”, “Vehículos”)
• Ubicación detallada: Detalles para encontrarlo (ej: “Estante 3, fila A”)
• Estado: ¿En qué condición está?
  • Nuevo
  • Bueno
  • Aceptable
  • Deteriorado
  • No funcional

Esto es útil para auditoría física.

Paso 7: Añade especificaciones técnicas (para equipos)

Si es equipo de oficina o especializado:

• Marca: Fabricante
• Modelo: Número de modelo
• Número de serie: Serial único (crítico para seguimiento)
• Especificaciones: RAM, procesador, capacidad, etc.

El número de serie es único y permite identificar el bien sin ambigüedad.

Precaución

Guarda bien el número de serie. Si el bien es robado, es lo primero que solicita la aseguradora.

Paso 8: Para inmuebles (configuración especial)

Si registras terreno o construcción:

• Superficie: En metros cuadrados (m²)
• Ubicación catastral: Clave catastral SEDATU (si aplica)
• Documento de propiedad: Escritura o comprobante
• Clave catastral/Cuenta predial: Del catastro municipal

Inmuebles típicamente NO se deprecian (se valúan anualmente).

Paso 9: Documenta origen del activo

En la sección “Documentación”:

• Factura: Sube la factura (CFDI) de compra
• Comprobante: Si es bien existente, documento que acredita propiedad
• Fotos: Opcional, foto de identificación del bien
• Garantía: Si tiene (electrodomésticos, equipos)

Paso 10: Revisa y registra

Verifica todos los datos:

• ✓ Descripción clara
• ✓ Valor en centavos correcto
• ✓ Resguardante asignado
• ✓ Vida útil razonable
• ✓ Documentación completa

Haz clic en “Registrar activo”.

Paso 11: Se genera automáticamente

ConGob crea:

1. Póliza de entrada de activo: Registra el bien en contabilidad
2. Plan de depreciación: Crea pólizas mensuales de depreciación
3. Acta de resguardo: Documento que firma el resguardante
4. Código de barra: Para identificar el bien (opcional impresión)

Paso 12: Impacto contable

El bien aparece:

• En balance general: Como Activo Fijo
• Depreciación acumulada: Se resta del valor (refleja edad)
• Valor neto: Valor original - depreciación acumulada
• Reportes CONAC: Si municipio reporta a CONAC

Ejemplo para escritorio $1,500 a 5 años:

2026-01 Entrada: Activo Fijo $1,500
2026-01 Depreciación: $25 (gasto mensual)
Neto a 31/01/2026: $1,475

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