Cómo gestionar un proceso de adquisición
Antes de empezar
Sección titulada «Antes de empezar»- Necesitas rol JEFE_COMPRAS en el Portal Gobierno
- La requisición debe estar AUTORIZADA
- Debes contar con catálogo de proveedores de tu municipio o teléfono/email para contactar
Paso 1: Accede a Requisiciones Autorizadas
Sección titulada «Paso 1: Accede a Requisiciones Autorizadas»Navega a Compras > Requisiciones. Filtra por estado “Autorizada - Pendiente de proceso”.
Verás todas las requisiciones listas para que generes procesos de adquisición.
Haz clic en una requisición para abrirla.
Paso 2: Crea el Proceso de Adquisición
Sección titulada «Paso 2: Crea el Proceso de Adquisición»En el detalle de la requisición, busca la sección “Procesos de Adquisición”.
Haz clic en “Crear nuevo proceso”. Se abrirá un formulario con:
- Requisición vinculada (pre-llenada)
- Tipo de proceso:
- Cotización: 2-3 proveedores (compras menores)
- Licitación: Abierta a todos (compras significativas)
- Invitación: 3-5 proveedores específicos
- Presupuesto estimado
- Fechas de inicio y fin de cotización
Paso 3: Identifica y contacta proveedores
Sección titulada «Paso 3: Identifica y contacta proveedores»Según el tipo de proceso, busca proveedores:
Para Cotización:
- Consulta tu catálogo de proveedores habituales
- Llama o envía email solicitando cotización
- Proporciona descripción exacta de la requisición
Para Invitación:
- Selecciona 3-5 proveedores preaprobados
- El sistema puede generar automáticamente email de invitación
- Especifica fecha límite de respuesta (mínimo 3-5 días)
Para Licitación:
- Publica en portal municipal y COMPRANET (si aplica)
- Genera folio de licitación
- Plazo mínimo 10-15 días hábiles
En ConGob, en la sección “Proveedores participantes”, ingresa:
- Nombre del proveedor
- RFC
- Email/teléfono de contacto
- Fecha de invitación
Paso 4: Recibe cotizaciones
Sección titulada «Paso 4: Recibe cotizaciones»Los proveedores responden con sus propuestas. Puedes:
-
Cargar manual: Haz clic en “Agregar cotización” e ingresa datos:
- Proveedor
- Precio unitario/total
- Plazo de entrega
- Términos de pago
- Vigencia de la oferta
-
Recibir archivos: Los proveedores envían PDF/Excel que adjuntas en ConGob
Paso 5: Compara ofertas
Sección titulada «Paso 5: Compara ofertas»En la sección “Análisis comparativo”, ConGob genera una tabla:
| Proveedor | Precio | Plazo | Condiciones | Evaluación |
|---|---|---|---|---|
| Proveedora A | $45,000 | 7 días | Pago a 30 días | ⭐⭐⭐⭐ |
| Proveedora B | $48,500 | 5 días | Pago contra entrega | ⭐⭐⭐⭐⭐ |
| Proveedora C | $52,000 | 3 días | Pago a 15 días | ⭐⭐⭐ |
Puedes añadir criterios adicionales:
- Precio
- Plazo de entrega
- Experiencia/referencias
- Garantía
- Servicio post-venta
El sistema asigna puntuación automáticamente.
Paso 6: Valida cumplimiento de requisitos
Sección titulada «Paso 6: Valida cumplimiento de requisitos»Antes de adjudicar, verifica que el proveedor ganador:
- ✓ Cumple especificaciones técnicas
- ✓ Tiene RFC válido y no está en lista negra
- ✓ Datos bancarios completos (para pago)
- ✓ Antecedentes positivos
Si falta algo, contacta al proveedor para completar.
Paso 7: Adjudica el proceso
Sección titulada «Paso 7: Adjudica el proceso»Una vez seleccionado el proveedor ganador, haz clic en “Adjudicar proceso”.
Selecciona el proveedor de la lista y haz clic en “Confirmar adjudicación”.
Se generará automáticamente:
- Notificación al proveedor ganador
- Notificaciones a proveedores no seleccionados (opcional)
- Acta de adjudicación
- Datos para generar Orden de Compra
Paso 8: Documenta la decisión
Sección titulada «Paso 8: Documenta la decisión»En la sección “Documentación”, carga:
- Acta de junta de evaluación: Si aplica (para licitaciones)
- Justificación de adjudicación: Por qué elegiste este proveedor
- Cotizaciones comparadas: Documentos de todas las ofertas
- Recomendación técnica: Si hay especialista que revisó
Esto es importante para auditoría.
Paso 9: Genera Orden de Compra
Sección titulada «Paso 9: Genera Orden de Compra»Una vez adjudicado, haz clic en “Generar Orden de Compra”. ConGob:
- Crea automáticamente la OC
- Pre-llena datos del proveedor, líneas, precio
- Asigna número secuencial
- Guarda vinculada al proceso
Ver artículo “Cómo generar y autorizar una orden de compra” para próximos pasos.
¿Necesitas ayuda?
Sección titulada «¿Necesitas ayuda?»Si tienes dudas, escríbenos por WhatsApp o envía un correo a soporte@congob.mx.