Cómo registrar recepción de mercancía

Antes de empezar

Necesitas rol ALMACENISTA en el Portal Gobierno
La Orden de Compra debe estar AUTORIZADA
Los bienes deben haber llegado al almacén
Debes contar con la OC física (documentación de remisión del proveedor)

Paso 1: Verifica llegada de mercancía

Cuando el proveedor entrega los bienes:

Recibe la remisión o nota de entrega del transportista
Verifica que coincida con la OC autorizada (número, proveedor, cantidades aproximadas)
Inspecciona físicamente los bienes:
- Cajas cerradas y sin daño
- Cantidad de cajas según remisión
- Verificación visual de contenido (si es posible sin abrir)

Paso 2: Accede a Órdenes de Compra

Navega a Compras > Órdenes de Compra. Busca la OC que acaba de llegar.

Filtra por estado “Autorizada - Pendiente recepción” para ver solo las OC que esperan bienes.

Haz clic en la OC.

Paso 3: Inicia registro de recepción

En el detalle de la OC, busca la sección “Recepción de mercancía”.

Haz clic en “Registrar recepción”.

Se abrirá un formulario para documentar la entrada.

Paso 4: Completa datos de recepción

En el formulario, ingresa:

Fecha de recepción: Hoy (por defecto)
Cantidad recibida: ¿Completa o parcial?
- Si es TOTAL: Se marca “Recepción total”
- Si es PARCIAL: Se marca “Recepción parcial”, cantidad en OC = actualiza a cantidad recibida
Referencia de entrega: Número de remisión o guía del transportista
Transportista: Nombre de empresa/persona que entregó
Observaciones: Cualquier detalle (ej: “1 caja dañada pero contenido OK”)

Paso 5: Valida línea por línea

El sistema muestra cada línea de la OC:

Línea	Descripción	Cantidad OC	Cantidad recibida	Estado
1	Papel bond 80gr	50 resmas	50 ✓	OK
2	Cartuchos tinta	10 cajas	10 ✓	OK

Para cada línea, verifica:

¿Cantidad coincide con OC?
¿Bienes están en buen estado?
¿Especificación es exacta? (marca, modelo, etc.)

Si hay discrepancia, edita la cantidad en “Cantidad recibida” o marca “PARCIAL”.

Paso 6: Adjunta documentación

En la sección “Documentos”, adjunta:

Remisión/Guía: Documento del transportista
Factura pro forma: Si el proveedor la adjunta (antes del CFDI)
Fotos: De bienes recibidos (opcional pero recomendado para auditoría)
Acta de recepción: Documento que tu almacén firma

Estos documentos quedan en ConGob como respaldo.

Paso 7: Registra calidad y condición

En la sección “Control de calidad”:

Empaque: ¿Está íntegro? (sí/no)
Cantidad: ¿Coincide con remisión? (sí/no/parcial)
Inspección visual: ¿Hay daños evidentes? (sí/no)
Documentación: ¿CFDI, factura, guía? (completa/incompleta)

Si algo es NO, describir brevemente:

“Caja 3 tiene golpe en esquina pero contenido no dañado”
“Falta comprobante fiscal, proveedor enviará por email”

Paso 8: Revisa generación de CXP

Paso 9: Confirma y guarda

Revisa todos los datos:

✓ Cantidades correctas
✓ Calidad OK
✓ Documentación completa
✓ Observaciones claras

Haz clic en “Confirmar recepción”.

Paso 10: La OC cambia de estado

Después de registrar recepción:

Si TOTAL: OC → estado ENTREGADO_COMPLETO ✓
Si PARCIAL: OC → estado ENTREGADO_PARCIAL (espera resto)

Paso 11: Impacto en inventario

Si esta OC era para bienes de consumo:

Se actualiza el Kardex del almacén
Existencias aumentan (se registra entrada)
Disponibilidad para otras áreas

Si es para activos fijos:

Se crea registro en Patrimonio > Activos Fijos
Se asigna resguardante
Se programa depreciación

Paso 12: Próximos pasos contables

Una vez que recibas la factura CFDI del proveedor:

El CONTADOR sube el CFDI a la CXP generada
CFDI se valida y vincula
CXP avanza en flujo de aprobación
Se programa pago

Ver artículo “Cómo adjuntar factura CFDI a una CXP” para detalles.

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