Cómo crear una requisición de compra

Antes de empezar

• Necesitas rol SERVIDOR_PUBLICO o superior en el Portal Gobierno
• Debes identificar qué bienes o servicios necesitas comprar
• Necesitas conocer la partida presupuestal (clave de egreso) que financiará la compra
• Debes verificar que exista saldo disponible en esa partida

Paso 1: Accede al módulo de Compras

Navega a Compras > Requisiciones. Verás un listado de requisiciones (tuyas y de otros departamentos, si tienes permisos).

En la parte superior derecha, haz clic en “Crear requisición nueva”.

Paso 2: Completa datos generales

En el formulario, rellena:

• Departamento solicitante: Se pre-llena con tu área (no editable)
• Descripción de necesidad: Breve explicación de qué necesitas y para qué (ej: “Útiles de oficina para área administrativa Q2 2026”)
• Justificación: Por qué es necesario (ej: “Stock actual agotado, pendiente reposición”)
• Fecha requerida: Cuándo necesitas los bienes (mínimo 5 días laborales)

Nota

Proporciona descripciones claras. El JEFE_COMPRAS las usará para buscar proveedores y cotizaciones.

Paso 3: Añade líneas de compra

En la sección “Bienes/Servicios”, añade cada ítem:

1. Haz clic en “Agregar línea”
2. Completa:
   • Descripción: Detalle del bien (ej: “Papel bond blanco tamaño carta 80gr”)
   • Cantidad: Número de unidades (ej: 50 resmas)
   • Unidad: Pieza, resma, metro, kg, servicio, etc.
   • Especificaciones (opcional): Marca, modelo, normas (ej: “ISO 216”)
   • Precio estimado (opcional): Tu cálculo o precio de referencia

Repite para cada línea de compra.

Precaución

Si es para un servicio (consultoría, reparación, mantenimiento), especifica:

• Alcance exacto
• Entregables esperados
• Plazo de ejecución
• Término de pago (ej: “Pago contra entrega”)

Paso 4: Selecciona la partida presupuestal

En el campo “Partida presupuestal de egreso”, busca y selecciona la clave presupuestal que financiará esta compra.

Ejemplo: 2-2-2-1-05-01-001-000 (estructura PRBF con 8 componentes).

El sistema mostrará:

• Descripción de la partida
• Saldo disponible
• Compromisos pendientes

Precaución

Si ves “Saldo insuficiente” o saldo negativo, contacta al área de Presupuesto para solicitar una ampliación o transferencia.

Paso 5: Valida saldo presupuestal

ConGob automáticamente:

1. Calcula monto total estimado (cantidad × precio estimado, si proporcionaste)
2. Compara contra saldo disponible
3. Advierte si el monto podría exceder presupuesto

Si varias líneas están presupuestadas en partidas diferentes, puedes:

1. Haz clic en “Asignar partidas por línea”
2. Selecciona partida diferente para cada línea
3. El sistema valida que todas tengan saldo

Paso 6: Adjunta documentación (opcional pero recomendado)

En la sección “Documentos”, puedes adjuntar:

• Especificaciones técnicas: Si hay requisitos especiales
• Planos o diagramas: Para construcción o elaboración
• Listados de proveedores: Si ya conoces potenciales vendedores
• Cotizaciones previas: De compras similares anteriores

Esto acelera el proceso de compra.

Paso 7: Añade observaciones

En el campo “Observaciones”, escribe cualquier detalle importante:

• “Requiere compatible con software XYZ”
• “Debe ser entregado antes del 15 de abril”
• “Considera flete a domicilio”
• “Contactar con: Ing. López al ext. 2345”

Paso 8: Envía para autorización

Haz clic en “Enviar requisición”. La requisición se creará con estado PENDIENTE y se enviará al JEFE_COMPRAS de tu municipio para revisión.

Nota

Recibirás una notificación por email confirmando el envío. El JEFE_COMPRAS revisará en 1-2 días hábiles.

Paso 9: Monitorea el estado

Desde el listado de requisiciones, puedes ver el estado en tiempo real:

• PENDIENTE: Esperando revisión del JEFE_COMPRAS
• AUTORIZADA: Aprobada, JEFE_COMPRAS procede a buscar cotizaciones
• EN_EVALUACION: Se están evaluando ofertas de proveedores
• ADJUDICADA: Un proveedor fue seleccionado
• CANCELADA: Rechazada (verás motivo)

Haz clic en la requisición para ver comentarios del JEFE_COMPRAS si requiere cambios.

Paso 10: Próximos pasos

Una vez autorizada, el JEFE_COMPRAS:

1. Busca proveedores
2. Solicita cotizaciones
3. Compara precios
4. Genera orden de compra
5. La requisición avanza a estado ADJUDICADA

Verás la orden de compra generada en Compras > Órdenes de Compra.

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