Cómo autorizar una póliza

Antes de empezar

• Necesitas rol TESORERO o superior en el Portal Gobierno
• La póliza debe estar en estado “REGISTRADA” (no en Borrador)
• Debes revisar que la póliza esté correcta antes de autorizarla
• La autorización es el paso final que confirma contablemente el movimiento

¿Por qué autorizar pólizas?

La autorización es un control interno de la municipalidad:

• Verifica que un contador registró la póliza
• Verifica que un tesorero revisa y autoriza el movimiento
• Crea un registro de auditoría de quién autorizó y cuándo
• Asegura segregación de funciones (dos personas distintas)

Paso 1: Navega a Contabilidad

En la barra lateral izquierda, haz clic en “Contabilidad”.

Se abrirá el módulo de contabilidad.

Paso 2: Accede a la lista de pólizas

Busca la opción:

• “Pólizas”
• “Mis pólizas”
• “Pólizas pendientes”

Haz clic para ver la lista de todas las pólizas.

Paso 3: Filtra pólizas por estado “Registrada”

En los filtros, busca el campo “Estado” y selecciona “REGISTRADA”.

Esto mostrará solo las pólizas que están listas para autorizar (pero no autorizadas aún).

Nota

También puedes filtrar por rango de fechas para enfocarte en pólizas recientes.

Paso 4: Selecciona la póliza a autorizar

De la lista filtrada, haz clic en la póliza que deseas autorizar.

Se abrirá el detalle completo de la póliza.

Paso 5: Revisa toda la información de la póliza

Antes de autorizar, asegúrate de que:

Información General

• La fecha es correcta
• El concepto/descripción tiene sentido
• El tipo de póliza es correcto (Diario, Ingreso, Egreso)

Partidas (líneas de la póliza)

Revisa cada línea:

Aspecto	Verificar
Cuentas	¿Son las cuentas correctas?
Montos	¿Los montos son razonables y correctos?
Cargos/Abonos	¿La asignación tiene lógica contable?
Cuadre	¿Cargos totales = Abonos totales?

Precaución

Una póliza autorizada no puede ser cancelada fácilmente. Revisa cuidadosamente antes de autorizar.

Paso 6: Verifica el impacto en cuentas

Si es necesario, puedes ver cómo la póliza afecta a cada cuenta:

• Busca un botón “Ver impacto” o “Previsualizardeflectos”
• Se mostrará el cambio en saldos de cada cuenta afectada

Verifica que los cambios sean lógicos.

Paso 7: Busca el botón “Autorizar”

En la parte inferior o superior de la página de detalle, busca el botón “Autorizar”, “Aprobar” o “Confirmar autorización”.

Haz clic en él.

Paso 8: Confirma la autorización

El sistema te pedirá confirmación:

“¿Deseas autorizar esta póliza? Esta acción es irreversible.”

o

“¿Confirmas la autorización de póliza XYZ por monto $####?”

Haz clic en “Sí, autorizar” o “Confirmar” para proceder.

Precaución

Una vez autorizada, normalmente la póliza no puede ser modificada ni cancelada sin un proceso formal. Asegúrate de estar 100% seguro.

Paso 9: La póliza está autorizada

Verás un mensaje de éxito indicando que la póliza ha sido autorizada.

El estado ahora es “AUTORIZADA”.

Se registrará automáticamente:

• Quién autorizó (tu nombre de usuario)
• Cuándo se autorizó (fecha y hora exacta)
• Un número de referencia de autorización

Qué sucede después de autorizar

Una vez autorizada, la póliza:

• Afecta inmediatamente la balanza — Los cambios son permanentes en los saldos
• Aparece en reportes contables — Balanza, balance general, estado de resultados
• Es auditeable — Se mantiene un registro histórico completo
• No puede modificarse — Solo puede compensarse con otra póliza si hay error

Escenario: Error después de autorizar

Si autorizaste una póliza y después descubres un error:

1. NO intentes borrarla — Eso no es posible después de autorizar
2. Crea una póliza compensatoria — Una póliza que deshace el efecto
3. Documenta el error — Registra en comentarios por qué se hizo la compensatoria

Ejemplo: Si autorizaste una póliza que transfirió $10,000 de más a una cuenta:

• Crea una nueva póliza Diario
• Cargos: Cuenta destino de $10,000
• Abonos: Cuenta origen de $10,000
• Describre: “Póliza compensatoria por error en póliza XYZ”
• Autoriza esta nueva póliza

El efecto combinado de ambas pólizas corrige el error.

Control de autorización por rol

Típicamente:

• CONTADOR → Registra pólizas (estado: REGISTRADA)
• TESORERO → Autoriza pólizas (estado: AUTORIZADA)
• AUDITOR → Solo visualiza pólizas autorizadas

Esto asegura que dos personas diferentes revisen cada póliza.

Solución de problemas

¿No ves el botón “Autorizar”? Verifica tu rol. Solo TESORERO o roles superiores pueden autorizar. Si tienes el rol pero no ves el botón, contacta a soporte.

¿Necesitas autorizar muchas pólizas rápidamente? Algunos sistemas permiten autorización en lote. Busca una opción “Autorizar seleccionadas” si debes autorizar varias de una vez.

¿Una póliza está en estado incorrecto? Si una póliza está en Borrador (no REGISTRADA), debe ser registrada primero por el contador. No puedes autorizarla en estado Borrador.

¿Necesitas ayuda?

Si tienes dudas, escríbenos por WhatsApp o envía un correo a soporte@congob.mx.