Cómo consultar la balanza de comprobación

Antes de empezar

• Necesitas rol CONTADOR o TESORERO en el Portal Gobierno
• Debes tener acceso al módulo de Contabilidad
• La balanza refleja el estado contable al cierre del período

¿Qué es la balanza de comprobación?

La balanza de comprobación (o balance de prueba) es un reporte contable que muestra:

• Todas las cuentas contables configuradas en el municipio
• El saldo inicial de cada cuenta (al 1º del período)
• Los cargos (dinero que entra o se suma)
• Los abonos (dinero que sale o se resta)
• El saldo final de cada cuenta

Es la herramienta principal para verificar que la contabilidad esté cuadrada (activos = pasivos + patrimonio).

Paso 1: Navega a Contabilidad

En la barra lateral izquierda, haz clic en “Contabilidad”.

Se abrirá el módulo de contabilidad.

Paso 2: Busca la opción “Balanza de Comprobación”

En el menú de Contabilidad, busca:

• “Balanza de comprobación”
• “Balanza de prueba”
• “Estado de cuentas”

Haz clic en ella.

Se abrirá la página de la balanza con una tabla de cuentas.

Paso 3: Selecciona el período

En la parte superior, verás un selector de período:

• Mes: Enero, Febrero, Marzo, etc.
• Año: 2025, 2026, etc.

Selecciona el período del cual quieres ver la balanza.

Ejemplo: Si quieres la balanza de Febrero 2026, selecciona “Febrero” y “2026”.

Nota

La balanza se calcula automáticamente según todas las pólizas registradas en ese período. Se actualiza diariamente.

Paso 4: Revisa las columnas de la balanza

Verás una tabla con las siguientes columnas:

Columna	Significado
Código	Número de cuenta contable (ej: 1000, 1100, 2000)
Nombre	Nombre descriptivo de la cuenta
Naturaleza	Deudora o Acreedora (indica qué lado del balance va)
Saldo Inicial	Lo que había al 1º del período
Cargos	Dinero que se agregó a la cuenta
Abonos	Dinero que se quitó de la cuenta
Saldo Final	Resultado final (Inicial + Cargos - Abonos)

Nota

Deudora = Cuenta de activo (lo que el municipio tiene) Acreedora = Cuenta de pasivo/patrimonio (lo que el municipio debe o tiene de capital)

Paso 5: Identifica las secciones principales

La balanza está típicamente organizada en secciones jerárquicas:

Activo (Deudor)

Cuentas que representan lo que el municipio tiene:

• Bancos (dinero en cuentas)
• Cuentas por cobrar (dinero que le deben)
• Inventarios
• Bienes (propiedades, vehículos)
• Otros activos

Pasivo (Acreedor)

Cuentas que representan lo que el municipio debe:

• Cuentas por pagar (dinero que debe a proveedores)
• Créditos bancarios
• Retenciones de empleados
• Otros pasivos

Patrimonio (Acreedor)

Cuentas que representan el capital del municipio:

• Capital inicial
• Resultados del ejercicio (ganancias/pérdidas)
• Reservas

Paso 6: Filtra por cuenta o descripción (si es necesario)

Si la balanza tiene muchas cuentas, usa el filtro de búsqueda:

• Busca por código de cuenta (ej: “1000”)
• Busca por nombre de cuenta (ej: “Bancos”)
• Busca por tipo (Activo, Pasivo, Patrimonio)

Haz clic en el campo de búsqueda y escribe lo que busques.

Nota

Filtrar es útil cuando quieres enfocarte en una categoría específica (ej: solo bancos o solo cuentas por pagar).

Paso 7: Verifica que la balanza esté cuadrada

La balanza DEBE cuadrar. Esto significa:

Total Activo Deudor = Total Pasivo Acreedor + Total Patrimonio Acreedor

O visto de otra forma:

Total Cargos = Total Abonos

Busca estas líneas de totales al final de la tabla.

Precaución

Si la balanza no cuadra, hay un error en las pólizas registradas. Esto debe corregirse antes del cierre de período.

Paso 8: Haz clic en una cuenta para ver detalles

Si necesitas ver qué pólizas afectaron una cuenta específica, haz clic en la fila de esa cuenta.

Se abrirá un panel lateral mostrando:

• Todas las pólizas que afectaron esa cuenta
• Fecha de cada movimiento
• Concepto de cada póliza
• Monto de cada movimiento

Esto es útil para auditar una cuenta específica.

Paso 9: Exporta la balanza si es necesario

En la esquina superior derecha, busca el botón “Descargar”, “Exportar” o “Imprimir”.

Puedes exportar a:

• PDF — Para archivo o distribución
• Excel — Para análisis adicional
• Imprimir — Directamente desde tu navegador

Interpretación de resultados

Balanza cuadrada ✓

Significa que tu registro contable es correcto y todas las pólizas se han contabilizado adecuadamente.

Balanza desquadrada ✗

Esto indica un error. Pasos para identificarlo:

1. Revisa las pólizas del período — Busca una que tenga saldo diferente
2. Verifica que cada póliza esté balanceada — Cargos = Abonos en cada póliza
3. Busca la póliza problemática — Si la balanza es desquadrada por $5,000, busca una póliza de ese monto
4. Revisa los tipos de cambio — Si hay conversión de moneda, puede haber pequeñas diferencias
5. Contacta a soporte — Si no encuentras el error después de revisar

Precaución

No cierres un período contable si la balanza no está cuadrada. Esto genera problemas con reportes posteriores.

Casos comunes

Caso 1: Pequeñas diferencias (centavos)

A veces verás diferencias de a algunos centavos debido a:

• Redondeo en conversiones de moneda
• Impuestos calculados
• Comisiones bancarias

Estas diferencias son normales si son menores a $1.

Caso 2: Diferencia grande después de cierre

Si cierre un período y ahora la balanza es desquadrada:

1. Es posible que alguien haya modificado una póliza después del cierre
2. O que una póliza se haya cancelado recientemente

Revisa el historial de cambios de pólizas si tu rol lo permite.

Caso 3: Balanza con saldos iniciales incorrectos

Si los saldos iniciales de un período no coinciden con los saldos finales del período anterior:

1. Algo cambió entre períodos
2. Verifica que no haya pólizas fechadas en el día último/primero que se contabilizaron en período incorrecto
3. Solicita reporte de historial a soporte técnico

¿Necesitas ayuda?

Si tienes dudas, escríbenos por WhatsApp o envía un correo a soporte@congob.mx.