Cómo funcionan las pólizas automáticas

¿Qué son las pólizas automáticas?

Las pólizas automáticas son movimientos contables que ConGob genera automáticamente cuando ocurren ciertos eventos en el sistema:

• Un ciudadano realiza un pago → Se genera póliza automática de ingreso
• Se autoriza un pago a un proveedor → Se genera póliza automática de egreso
• Se procesa nómina → Se generan pólizas automáticas de gastos
• Se cierra un período → Se genera póliza automática de cierre

Estas pólizas aparecen en tu contabilidad sin que tengas que crearlas manualmente.

Ventajas de las pólizas automáticas

• Automatización: No necesitas crear pólizas repetitivas manualmente
• Consistencia: Se generan siempre de la misma forma
• Precisión: No hay errores humanos al crear pólizas de rutina
• Auditable: El sistema deja rastro de cómo se crearon
• Inmediatez: Se crean en tiempo real sin esperas

Tipos de pólizas automáticas

1. Póliza de Ingreso (Recaudación)

Cuándo se crea: Cuando un ciudadano realiza un pago por un servicio municipal (impuesto predial, licencia, permiso, agua, etc.)

Cuentas afectadas:

• Cargo: 1100 - Bancos (el dinero entra)
• Abono: 4100 - Ingresos por Servicios (se registra el ingreso)

Ejemplo: Un ciudadano paga $5,000 de impuesto predial → Sistema crea automáticamente:

• Cargo: Bancos +$5,000
• Abono: Ingresos Prediales +$5,000

2. Póliza de Egreso (Gastos)

Cuándo se crea: Cuando se autoriza el pago a un proveedor o se ejecuta un egreso.

Cuentas afectadas dependen del tipo de egreso:

• Nómina: Cargo Gasto Nómina, Abono Bancos
• Servicios: Cargo Gasto Servicios, Abono Cuentas por Pagar
• Compras: Cargo Inventario/Activo, Abono Cuentas por Pagar o Bancos

Ejemplo: Se aprueba pago de $50,000 de nómina → Sistema crea automáticamente:

• Cargo: Gasto de Nómina +$50,000
• Abono: Bancos -$50,000 (o CXP hasta que se pague)

3. Póliza de Compras

Cuándo se crea: Cuando se autoriza una orden de compra o se recibe factura de proveedor.

Cuentas afectadas:

• Compras de Inventario: Cargo Inventario, Abono CXP
• Compras de Activo Fijo: Cargo Activo Fijo, Abono CXP
• Compras de Servicios: Cargo Gasto, Abono CXP

4. Póliza de Nómina

Cuándo se crea: Cuando se autoriza y procesa un período de nómina.

Cuentas afectadas:

• Cargo: 5100 - Gasto de Nómina (sueldo bruto)
• Abonos:
  • 2100 - Retención ISR (lo que se descuenta)
  • 2101 - Retención IMSS (lo que se descuenta)
  • 2102 - Retención INFONAVIT (lo que se descuenta)
  • 1100 - Bancos (sueldo neto a pagar)

Ejemplo: Se procesa nómina de $500,000 bruto con $75,000 retenciones → Sistema crea automáticamente:

• Cargo: Gasto de Nómina $500,000
• Abono: Retenciones $75,000
• Abono: Bancos $425,000

5. Póliza de Cierre (Fin de Período)

Cuándo se crea: Automáticamente cuando ejecutas el cierre mensual o anual.

Cuentas afectadas:

• Cargo/Abono: Cuentas de Resultado (4000+) se cierran
• Cargo/Abono: Patrimonio se acredita con resultados

Ejemplo: Al cerrar febrero con $100,000 de ganancia neta → Sistema crea automáticamente:

• Cierre de cuentas de resultado
• Traslado de ganancia a patrimonio

6. Pólizas de Presupuesto

Cuándo se crea: Cuando se registran diferentes momentos contables de presupuesto (comprometido, devengado, ejercido, pagado).

Cuentas afectadas:

• Varias según el tipo de movimiento presupuestal

Dónde ver las pólizas automáticas

1. Navega a Contabilidad > Pólizas
2. Todas las pólizas (manuales y automáticas) aparecen en la misma lista
3. Hay una columna “Tipo” o “Origen” que indica si es:
   • Manual — Creada por un usuario
   • Automática: Recaudación — Generada por ingreso de dinero
   • Automática: Nómina — Generada al procesar nómina
   • Automática: Cierre — Generada al cerrar período

Filtra por origen para ver solo automáticas.

Puede ver los detalles de una póliza automática

Haz clic en cualquier póliza automática para ver:

• Qué evento disparó la creación
• Qué cuentas se afectaron y en cuánto
• Fecha exacta de creación
• Referencia al documento que la generó (ej: número de recibo)

No puedes editar ni cancelar pólizas automáticas directamente. Solo puedes:

• Visualizarlas — Ver los detalles
• Exportarlas — Descargar la información
• Compensarlas — Crear una póliza manual que deshace el efecto si hay error

¿Qué sucede si hay error en una póliza automática?

Si el sistema generó una póliza automática incorrectamente:

Opción 1: Crear póliza compensatoria (manual)

1. Identificar el error exacto
2. Crear una póliza manual que deshace el efecto incorrecto
3. Crear otra póliza manual que crea el efecto correcto
4. Documentar por qué se hizo

Opción 2: Reportar a soporte técnico

Si crees que es un error del sistema:

1. Toma una captura de la póliza incorrecta
2. Documenta qué evento la generó
3. Contacta a soporte técnico con toda la información

El equipo técnico puede revisar la lógica y corregir el problema.

Configuración de pólizas automáticas

Típicamente, la configuración de qué pólizas se generan automáticamente está en la sección “Configuración > Contabilidad automática” u similar (requiere rol de DIRECTOR_FINANCIERO).

Ahí puedes configurar:

• ¿Se crean pólizas automáticas para ingresos? — Sí/No
• ¿Se crean pólizas automáticas para nómina? — Sí/No
• ¿Se crean pólizas automáticas para compras? — Sí/No
• Cuentas por defecto — Qué cuentas usar para cada tipo

Ejemplo práctico completo: Flujo de pólizas automáticas

Día 1: Ciudadano paga $5,000 de predial

• Sistema crea automáticamente: Póliza Ingreso
  • Cargo: Bancos $5,000
  • Abono: Ingresos Prediales $5,000
  • Estado: AUTORIZADA (creada por sistema)

Día 15: Se aprueba orden de compra a proveedor por $20,000

• Sistema crea automáticamente: Póliza Egreso
  • Cargo: Inventario $20,000
  • Abono: Cuentas por Pagar $20,000

Día 20: Se recibe factura y se procesa el pago

• Sistema crea automáticamente: Póliza de Pago
  • Cargo: Cuentas por Pagar $20,000
  • Abono: Bancos $20,000

Último día del mes: Se ejecuta cierre mensual

• Sistema crea automáticamente: Póliza de Cierre
  • Cierre de todas las cuentas de resultado
  • Traslado de ganancias/pérdidas a patrimonio

Solución de problemas

¿No veo una póliza automática que debería existir?

• Verifica que el evento se completó (ej: pago confirmado, nómina autorizada)
• Las pólizas se crean al completar el proceso, no al iniciar
• Intenta refrescar la página

¿Una póliza automática tiene un monto incorrecto?

• Verifica que los datos origen sean correctos (ej: monto del recibo)
• Si el monto es correcto pero la contabilización es errónea, reporta a soporte

¿Puedo deshacer una póliza automática?

• No directamente, pero puedes crear una compensatoria
• O solicitar al administrador que revierta el evento origen (ej: anular pago)

¿Necesitas ayuda?

Si tienes dudas, escríbenos por WhatsApp o envía un correo a soporte@congob.mx.