Cómo crear una póliza manual

Antes de empezar

Necesitas rol CONTADOR en el Portal Gobierno
Debes comprender qué tipo de póliza necesitas (Diario, Ingreso o Egreso)
Debes conocer las cuentas contables que usarás
Todos los montos deben estar en pesos mexicanos (centavos)

¿Cuándo crear pólizas manuales?

Las pólizas manuales se crean para registrar movimientos contables que el sistema no genera automáticamente:

Ajustes contables — Correcciones a ejercicios anteriores
Depreciación — Gasto de depreciación de bienes
Provisiones — Estimaciones de gastos futuros
Transferencias internas — Movimiento de dinero entre cuentas
Asientos de cierre — Al final del ejercicio fiscal
Otros movimientos — Que no correspondan a procesos automáticos

Paso 1: Navega a Contabilidad

En la barra lateral izquierda, haz clic en “Contabilidad”.

Se abrirá el módulo de contabilidad.

Paso 2: Busca la opción “Crear Póliza” o “Nueva Póliza”

En el menú de Contabilidad, busca:

“Crear póliza”
“Nueva póliza”
“Pólizas” > “Crear”

Haz clic en ella.

Se abrirá un formulario para crear una nueva póliza.

Paso 3: Selecciona el tipo de póliza

Verás un campo “Tipo de póliza” donde debes elegir:

Póliza Diario (DP)

Usada para registros generales que afectan múltiples cuentas en partes iguales.

Ejemplo: Ajuste por depreciación de equipos, transferencias internas

Póliza de Ingreso (DP)

Usada cuando hay entrada de dinero al municipio sin servicio específico registrado.

Ejemplo: Donación recibida, intereses bancarios, recuperación de préstamo

Póliza de Egreso (EP)

Usada cuando hay salida de dinero del municipio.

Ejemplo: Pago a proveedores, devolución al ciudadano, gasto no clasificado

Selecciona el tipo según lo que registres.

Paso 4: Completa la información general

Llenarás varios campos:

Fecha de la Póliza

Selecciona la fecha en que ocurrió el movimiento (no la fecha de hoy, sino la fecha real).

Ejemplo: Si estás registrando un gasto de hace una semana, usa esa fecha.

Descripción / Concepto

Escribe una descripción clara de por qué se crea esta póliza.

Ejemplo: “Ajuste por depreciación de equipos de oficina - Marzo 2026”

“Transferencia interna de caja a fondo rotatorio”

Referencia (Opcional)

Número de referencia si viene de un documento externo (factura, recibo, etc.)

Ejemplo: “FAC-2026-00123” o “TRANS-00456”

Paso 5: Agrega las partidas (líneas de la póliza)

Ahora debes agregar las líneas de movimiento. Busca el botón “Agregar partida” o “Nueva línea”.

Para cada partida ingresa:

Cuenta

Selecciona la cuenta contable afectada (dropdown con todas tus cuentas).

Ejemplo: Si es dinero en banco, selecciona “1100 - Bancos”

Descripción de la partida

Breve descripción de qué afecta esta partida.

Ejemplo: “Depreciación equipos de oficina” o “Transferencia a fondo rotatorio”

Cargo (opcional)

Ingresa el monto si esto es un cargo (dinero que entra o se suma a la cuenta).

Dejas vacío si no hay cargo.

Abono (opcional)

Ingresa el monto si esto es un abono (dinero que sale o se resta de la cuenta).

Dejas vacío si no hay abono.

Paso 6: Verifica que la póliza esté balanceada

Muy importante: Los cargos totales DEBEN igualar los abonos totales.

Mientras agregas partidas, verás un resumen que muestra:

Total de cargos
Total de abonos
Diferencia (debe ser $0.00)

Ejemplo de póliza balanceada correctamente:

Cuenta	Descripción	Cargo	Abono
1100 Bancos	Transferencia salida		$10,000.00
1500 Fondo Rotatorio	Transferencia entrada	$10,000.00
TOTALES		$10,000.00	$10,000.00

Cargo = Abono ✓

Paso 7: Revisa todas las partidas

Antes de guardar, revisa cada línea para asegurar que:

Las cuentas sean correctas
Los montos sean correctos
Las descrippciones sean claras
Que tenga sentido lógico (los dineros cuadren)

Si necesitas eliminar una partida, haz clic en el botón “Eliminar” o “X” en esa línea.

Paso 8: Guarda la póliza como Borrador

Busca el botón “Guardar como Borrador” o “Guardar”.

La póliza se guardará con estado “BORRADOR”.

Esto permite que la revises o modifiques antes de registrarla formalmente.

Paso 9: Revisa y registra la póliza

Después de guardar como borrador, verás el detalle de la póliza.

Haz una revisión final y luego busca el botón “Registrar póliza”, “Autorizar” o “Confirmar”.

Haz clic para cambiar el estado a “REGISTRADA”.

Paso 10: La póliza está lista

La póliza ya está registrada y afecta a las cuentas contables.

Verás un mensaje de confirmación con:

Número de póliza asignado
Fecha de registro
Estado final

Ejemplo práctico: Crear una póliza de depreciación

Escenario: Registrar depreciación mensual de equipos por $5,000 MXN

Pasos:

Tipo: Póliza Diario
Fecha: Último día del mes
Descripción: “Gasto por depreciación de equipos - Marzo 2026”
Partida 1: Cuenta 5100 (Gasto de depreciación), Cargo $5,000
Partida 2: Cuenta 1500 (Depreciación acumulada), Abono $5,000
Verifica cuadre: Cargos $5,000 = Abonos $5,000 ✓
Guardar como borrador
Registrar

Solución de problemas

¿No puedo guardar - dice “Póliza desbalanceada”? Verifica que tus cargos totales igualen tus abonos totales. Revisa cada monto ingresado.

¿No veo la cuenta que necesito? Es posible que tu rol no tenga permisos para esa cuenta. Contacta a tu contador jefe o administrador.

¿Necesito editar una póliza ya registrada? Si está en estado Borrador, puedes editarla. Si está Registrada, generalmente no se puede editar directamente. Debes crear una póliza compensatoria (contraria) para deshacer el efecto.

¿Cuál es la diferencia entre guardar como borrador y registrar?

Borrador: La póliza no afecta cuentas aún. Puedes editarla.
Registrada: La póliza afecta inmediatamente. Es visible en balanza y reportes.

¿Necesitas ayuda?

Si tienes dudas, escríbenos por WhatsApp o envía un correo a soporte@congob.mx.