Cómo registrar una operación presupuestal

Antes de empezar

• Necesitas rol CONTADOR en el Portal Gobierno
• Debes comprender los 4 momentos presupuestales de egreso
• Tienes que seleccionar la clave presupuestal correcta
• Los montos deben estar correctos antes de registrar

¿Qué es una operación presupuestal?

Una operación presupuestal es el registro de cada momento del gasto en el ciclo presupuestal:

1. COMPROMETIDO — Se autoriza una compra (se genera Orden de Compra)
2. DEVENGADO — Se reconoce la obligación (se recibe Factura)
3. EJERCIDO — Se registra en contabilidad (se crea Póliza de Egreso)
4. PAGADO — Se transfiere el dinero (se ejecuta Pago)

Cada momento genera cambios en los saldos presupuestales.

Paso 1: Navega a Presupuesto

En la barra lateral, haz clic en “Presupuesto”.

Se abrirá el módulo de presupuesto.

Paso 2: Busca la opción para registrar operaciones

Busca:

• “Registrar operación”
• “Nueva operación”
• “Registrar gasto”
• “Momentos presupuestales”

Haz clic para abrir el formulario.

Paso 3: Selecciona el tipo de operación

Verás una pregunta: “¿Qué momento presupuestal deseas registrar?”

Selecciona uno de los 4:

COMPROMETIDO

Se registra cuando autorizas una orden de compra. El dinero queda “reservado” pero no se ha gastado aún.

Cuándo usarlo: Cuando creas una orden de compra a un proveedor.

DEVENGADO

Se registra cuando recibes la factura del proveedor. Es el reconocimiento de la obligación de pagar.

Cuándo usarlo: Cuando llegas la factura de lo que compraste.

Nota

En algunos municipios, DEVENGADO y EJERCIDO ocurren al mismo tiempo.

EJERCIDO

Se registra cuando creas la póliza contable. El gasto se registra en los libros contables.

Cuándo usarlo: Cuando registras el movimiento en contabilidad.

PAGADO

Se registra cuando transferiste el dinero al proveedor. Es lo último en el ciclo.

Cuándo usarlo: Cuando ejecutaste el pago (banco).

Paso 4: Selecciona la clave presupuestal

Después de elegir el tipo de operación, verás un campo “Clave presupuestal” o “Partida de gasto”.

Haz clic en el dropdown para seleccionar:

Ejemplo: Necesitas registrar una compra de combustible.

1. Haz clic en el dropdown
2. Busca/selecciona “Combustibles y lubricantes” o similar
3. Se cargarán los datos de esa clave

Precaución

Debes seleccionar la clave correcta. Un error aquí afecta los saldos presupuestales.

Paso 5: Ingresa la información general

Completa estos campos:

Monto de la operación

Ingresa el monto en centavos (números enteros, sin puntos decimales).

Ejemplo: $5,500.50 = ingresa 550050

Descripción

Breve descripción de la operación:

Ejemplo: “Compra de combustible diesel para vehículos municipales”

Referencia

Número de documento relacionado:

Ejemplo:

• Número de Orden de Compra: OC-2026-00123
• Número de Factura: FAC-2026-00456
• Número de Cheque: CHQ-00789

Fecha

Selecciona la fecha de la operación:

• COMPROMETIDO: Fecha de la orden de compra
• DEVENGADO: Fecha de la factura
• EJERCIDO: Fecha de la póliza contable
• PAGADO: Fecha del pago

Nota

La fecha debe estar dentro del período presupuestal actual.

Paso 6: Selecciona responsables (opcional)

Si lo requiere tu municipio, selecciona:

• Persona responsable — Quién autoriza esta operación
• Centro de costo — A qué dependencia afecta

Paso 7: Revisa el impacto presupuestal

Antes de guardar, verás un resumen del impacto:

Saldo actual: $500,000 - Monto operación: $50,000 = Saldo después: $450,000

Verifica que el saldo resultante sea correcto y positivo.

Precaución

Si el saldo resultante es negativo, ¡NO PUEDES hacer la operación! Se requiere ampliación presupuestal.

Paso 8: Guarda la operación

Haz clic en “Registrar”, “Guardar” o “Confirmar”.

La operación se registrará en el sistema.

Verás un mensaje de confirmación con:

• Número de referencia de la operación
• Saldo actualizado
• Fecha y hora del registro

Ejemplo práctico completo: Ciclo de una compra

Lunes: Orden de Compra

1. Registra operación COMPROMETIDO
2. Clave: “Servicios de agua”
3. Monto: $10,000
4. Saldo pasa de $100,000 a $90,000 (comprometido)

Viernes: Factura recibida

1. Registra operación DEVENGADO
2. Misma clave: “Servicios de agua”
3. Monto: $10,000
4. Sistema reconoce la obligación

Próximo lunes: Póliza contable

1. Registra operación EJERCIDO
2. Misma clave
3. Monto: $10,000
4. Se afecta la contabilidad

Próximo viernes: Pago ejecutado

1. Registra operación PAGADO
2. Misma clave
3. Monto: $10,000
4. Dinero sale de bancos

Resultado: Saldo presupuestal se ha reducido en $10,000 total (no 4x).

Solución de problemas

¿Dice “Saldo insuficiente”? La clave no tiene suficiente presupuesto. Debes:

• Solicitar una ampliación presupuestal para esa clave
• O transferir presupuesto de otra clave
• O reducir el monto de la operación

¿La fecha está fuera del período? Verifica que estés dentro del año fiscal actual. No puedes registrar operaciones en años pasados sin autorización.

¿El monto aparece incorrecto? Verifica:

• Ingresaste en centavos (sin punto decimal)
• $5,000.50 = 550050 (no 5000.50 ni 5000)

¿Necesitas modificar una operación ya registrada? Algunos sistemas permiten editar si está “en borrador”. Si está confirmada, debes crear una operación compensatoria (inversa).

Diferencia entre Devengado y Ejercido

Aunque parecen iguales, tienen propósitos distintos:

Momento	Cuándo	Efecto presupuestal	Efecto contable
Devengado	Al recibir factura	Presupuesto se reduce	Aún no
Ejercido	Al crear póliza	Presupuesto ya reducido	Se registra

Nota

Algunos municipios pueden registrar ambos al mismo tiempo en un mismo día. Otros los mantienen separados para mejor control.

¿Necesitas ayuda?

Si tienes dudas, escríbenos por WhatsApp o envía un correo a soporte@congob.mx.