Cómo consultar el kardex de un artículo
Antes de empezar
Sección titulada «Antes de empezar»- Necesitas rol ALMACENISTA o RESPONSABLE_PATRIMONIO en el Portal Gobierno
- El artículo debe estar registrado en el inventario
- Puedes acceder al kardex de cualquier artículo sin restricciones
Paso 1: Accede al módulo de Inventario
Sección titulada «Paso 1: Accede al módulo de Inventario»Navega a Inventario > Almacén. Verás el listado de todos los artículos.
Busca el artículo que necesitas consultar usando:
- Buscador: Escribe nombre o descripción
- Código: Si conoces el código (ej: MAT-001)
- Categoría: Filtra por categoría primero
Paso 2: Abre el detalle del artículo
Sección titulada «Paso 2: Abre el detalle del artículo»Haz clic en el nombre o código del artículo. Se abrirá su ficha con toda la información:
- Descripción completa
- Especificaciones técnicas
- Cantidad actual en stock
- Precio unitario
- Ubicación en almacén
- Fecha de última revisión
Paso 3: Localiza la sección de Kardex
Sección titulada «Paso 3: Localiza la sección de Kardex»En el detalle del artículo, busca la sección “Kardex” o “Movimientos históricos”.
Verás un listado de todas las transacciones del artículo desde que fue recibido en almacén.
Paso 4: Lee el kardex cronológicamente
Sección titulada «Paso 4: Lee el kardex cronológicamente»El kardex muestra (generalmente de más antiguo a más reciente):
| Fecha | Movimiento | Cantidad | Saldo | Referencia | Usuario |
|---|---|---|---|---|---|
| 2026-01-10 | Entrada (OC-001) | +50 | 50 | Orden compra 001 | Juan Pérez |
| 2026-01-15 | Salida (Consumo) | -10 | 40 | REQ-045 | María López |
| 2026-01-20 | Ajuste (Conteo físico) | +2 | 42 | Auditoría Q1 | Admin |
| 2026-02-01 | Salida (Traspaso) | -5 | 37 | TRF-010 | Carlos Ruiz |
Cada fila te da:
- Fecha: Cuándo ocurrió el movimiento
- Tipo de movimiento: Entrada, salida, ajuste, deterioro, etc.
- Cantidad: Número de unidades (+entrada, -salida)
- Saldo: Cuánto quedó en existencia después del movimiento
- Referencia: Documento que respalda (OC, requisición, traspaso, etc.)
- Usuario: Quién registró el movimiento
Paso 5: Interpreta los movimientos
Sección titulada «Paso 5: Interpreta los movimientos»Entradas (sumas al stock):
Sección titulada «Entradas (sumas al stock):»- OC (Orden de Compra): Compra a proveedor externo
- Devolución: Artículo devuelto por otra área
- Donación recibida: Regalo de terceros
- Ajuste: Corrección administrativa
Salidas (restas del stock):
Sección titulada «Salidas (restas del stock):»- Consumo: Uso normal en operaciones (no se recupera)
- Traspaso: Movimiento a otra área del municipio
- Donación: Entregado a terceros
- Deterioro/Pérdida: Artículo dañado o extraviado
- Devolución a proveedor: Enviado de vuelta
Paso 6: Valida saldo final
Sección titulada «Paso 6: Valida saldo final»El último saldo en el kardex debe coincidir con el saldo actual que ves en la ficha del artículo.
Si no coincide:
- Hay error de registro
- Se registró mal una salida
- Conteo físico está desactualizado
Comunícate con el ALMACENISTA jefe para investigar.
Paso 7: Busca movimiento específico
Sección titulada «Paso 7: Busca movimiento específico»Si necesitas encontrar un movimiento específico, usa los filtros:
- Por fechas: “Movimientos entre 1 de marzo y 31 de marzo”
- Por tipo: “Solo salidas” o “Solo entradas”
- Por referencia: “OC-001” o “REQ-045”
- Por usuario: “Movimientos registrados por Carlos Ruiz”
Esto es útil para auditoría o investigar un problema.
Paso 8: Exporta el kardex
Sección titulada «Paso 8: Exporta el kardex»Si necesitas para un reporte o archivo:
Haz clic en “Descargar kardex” y selecciona formato:
- Excel: Para análisis en hoja de cálculo
- PDF: Para impresión o archivo
- CSV: Para importar a otros sistemas
El archivo incluirá todos los movimientos con fechas y referencias.
Paso 9: Analiza tendencias
Sección titulada «Paso 9: Analiza tendencias»Con el kardex, puedes:
- Identificar velocidad de consumo: ¿Cuántas unidades se consume por mes?
- Planificar compras: Si consumo promedio es 10/mes, compra 50 cada 5 meses
- Detectar anomalías: ¿Hubo una salida inusualmente grande?
- Validar rotación: ¿Algunos artículos llevan meses sin movimiento?
Ejemplo: Si papel bond entra 50 unidades cada mes y sale 40, hay crecimiento de stock. Próxima compra: solo 30 unidades.
Paso 10: Usa para auditoría
Sección titulada «Paso 10: Usa para auditoría»El kardex es tu prueba de auditoría:
- Demuestra que cada entrada/salida está documentada
- Traza responsables de movimientos
- Valida que se siguieron procedimientos
- Prueba saldos en estados financieros
Guarda kardex periódicamente (mensual) para auditoría.
¿Necesitas ayuda?
Sección titulada «¿Necesitas ayuda?»Si tienes dudas, escríbenos por WhatsApp o envía un correo a soporte@congob.mx.